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Documalis scanner
Les usages
Le service courrier est le premier concerné par la dématérialisation des documents entrants. Dans la solution Documalis, la tâche de numérisation peut être centralisée sur des Bornes de numérisation ou répartie entre les différents utilisateurs de l’entreprise utilisant Desktop Scanner et des scanners bureautiques locaux.
Les services administratifs, ressources humaines, comptables, logistiques sont habituellement de gros utilisateurs de papier et de photocopie, et la dématérialisation « intelligente » de certains types de documents récurrents, comme les factures, les CVs, les bons de livraison, les déclarations légales, les justificatifs de frais, les demandes d’achat …
La création de dossiers patients, clients, sinistres, mise en relation, crédit, affaires, projets, qualité … passe la plupart du temps par la numérisation des pièces afférentes : Desktop Scanner fournit une interface de travail collaborative, sécurisée et entièrement configurable pour chaque type de documents…
En toute simplicité
L’interface graphique de numérisation est entièrement intuitive pour les utilisateurs du système, qui n’ont pas à se soucier des caractéristiques techniques du scanner. Desktop Scanner peut être personnalisé en fonction de l’usage de numérisation, afin de présenter à l’utilisateur des informations métiers connues et « naturelles ». Desktop Scanner permet aussi à l’utilisateur de numériser des documents et photos à usage individuel et de les transférer directement sur un disque dur local ou partagé, aux formats PDF et image.
Des fonctions avançées
Desktop Scanner autorise la numérisation professionnelle de documents de toute nature et de toute taille, le contrôle en temps réel de la qualité et l’enchainement automatique des traitements documentaires dans Process Server : conversion en PDF intelligent, Reconnaissance de caractères OCR, classification automatique des types de documents, extraction de codes à barre et de zones de contenu, vidéo-codage local ou déporté …
Indexation des documents
La numérisation des documents sensibles peut exiger une authentification de l’utilisateur, la saisie de différents champs d’index, le classement dans une arborescence virtuelle, en fonction de la configuration de Desktop Scanner. Desktop Scanner peut aussi déclencher un Workflow d’indexation ou d’approbation après numérisation si l’utilisateur ne désire pas ou n’est pas qualifié pour indexer le document au moment de la numérisation. Cette indexation aussi être externalisée chez un prestataire national ou offshore via les solutions Documalis.
Pour plus d'informations n'hésitez pas à nous envoyez un email en précisant votre demande à: infodoc@documalis.com.
Desktop Scanner permet de piloter tous les scanners ou imprimantes multifonctions personnelles connectés sur le poste de l’utilisateur. L’utilisateur dispose d’une interface pour la numérisation extrêmement simple, au look Office 2007, disposant des fonctions de prévisualisation, retournement, remplacement, déplacement, suppression des images, avant la constitution du document final au format PDF, Texte ou Image.