Pesquisa
O GED Documalis, em modo Full Web, permite que você faça pesquisas por texto completo sobre o conteúdo, a data, o plano de classificação, os metadados ...
Rastreabilidade
Os correios digitalizados são rastreados desde a sua captura . A cada etapa do seu tratamento (OCR, LAD, RAD, transformação em PDF), as informações de rastreabilidade são adicionadas ao conteúdo documentário ZDOC padrão.
Aquisição – Digitalização
A solução correio integra os softwares de digitalização de e-mails recebidos, com a verificação por unidade ou em lotes. Mais importante ainda, permite recolher automaticamente as cópias digitais recebidas via e-mail e fax, através da redel ou pela leitura de uma caixa postal específica.
Enriquecimento dos documentos
Documalis Express dá a você a oportunidade de enriquecer seu correio: carimbos, anotações, comentários, assinaturas digitais. Toda esta informação é automaticamente associada com o documento, e estará disponível durante a busca dentro do GED da Documalis Express
O despacho gráfico do correio
A solução correio inclui uma tela de despacho do correio digitalizado acessível a partir de estações de trabalho do usuário autorizadas a enviar os documentos a nível global através dos serviços, e dentro dos serviços entre os indivíduos.
Interface ergonômica
As interfaces Documalis Express são ergonomicas e muito acessíveis. Arrastar e soltar faz sentido com Documalis Express! As cestas virtuais em seu desktop você permitem economizar um tempo precioso!
Terceirização de envio de documentos via postal
Documalis Express permite automatizar o envio dos documentos para terceiros que farão a impressão e a colocação em envelopes para despacho por via postal. Escreva a sua carta em qualquer editor de texto, deslize-o para a cesta pré-definida e ela será automaticamente entregue pela via postal ao destinatário.
E mais
- Verificação de e-mails recebidos em lotes com separadores
- PDF, OCR e reconhecimento automático dos destinatários internos
- Circuitos de informação e de difusão predefinidos ou dinâmicos
- Rastreabilidade e de conformidade com a norma AFNOR NFZ42-013 rev.2009.
- Alertas visuais e lembretes sobre tempos de expiração do documentos
- Arquivo seguro no GED Documalis + cofre-forte eletrônico,
- Seguido de ações sobre os documentos: a ler, para informação, a responder ...
CIRCUITOS DE VALIDAÇÃO
Algumas de suas faturas seguem sempre o mesmo circuito de validação?
Criar um workflow de validação com a ajuda de nosso Designer, através de um simples Arrastar e Soltar! O Workflow é acionado automaticamente no momento do reconhecimento de uma fatura ou os workflows podem ser criados manualmente ... à sua escolha!
Digitalização das faturas
Documalis propõe as soluções de captura de faturas na fonte graças a digitalização com terminais de captura de alta volumetria em scanners de produção e soluções com scanner integrado. Os documentos eletrônicos, PDF ou anexos de e-mail pode ser facilmente injetados no circuito de processamento de faturas graças as caixas de coleta Documalis.
Controles
Controles automáticos unitários e valores globais extraído das facturas, controles visuais e correção de leituras pelos usuários (codificação de vídeo) ...
Documalis Express permite-lhe garantir a melhor qualidade das informações contábeis encontrados em seu sistema de gestão.
Reconhecimento Automático de Documentos (RAD)
O processo de RAD permite a identificação do fornecedor e a extração de informações úteis a partir do documento. Documalis tem várias tecnologias RAD, contextuais ou estatísticas para a identificação e tipificação dos documentos digitalizados. (Motor de reconhecimento de padrões, extração de palavras-chave, mecanismo de análise de seqüências de texto, etc.). Essas tecnologias podem ser usadas isoladamente ou em conjunto para uma precisão ainda maior.
E mais
- Digitalização em lote com separadores em "touch-screen"
- Transformação de imagens em PDF com OCR integrado
- Carimbos, anotações, comentários e assinatura digital em PDF
- Geração de arquivos integrados com o software de contabilidade,
- Pesquisa do texto pleno por conteúdo, data, metadados.
- Rastreabilidade e de conformidade com o ANFOR NFZ42-013 rev.2009
Exemplo de desmaterialização
Documalis permite superar gradualmente as etapas para a desmaterialização de documentos corporativos. Abaixo os 3 passos essenciais para a desmaterialização integral do hollerith de pagamento sem papel:
• Passo 1: supressão da edição em papel com integração automática dos holerith em formato PDF no GED "Folha de pagamento"
• Passo 2: terceirização da edição, envio dos holeriths impressos aos empregados, em envelope pelos correios.
• Passo 3: versão integralmente digital para os funcionários que aceitaram esta opção, integrando a assinatura eletrônica e depositando em um cofre-forte eletrônico com valor comprobatório.
Aquisição
Documalis Express integra um software profissional de digitalização de documentos papel (contratos de trabalho assinados, correspondências, documentos, etc) .. Os processos COLD e impressoras virtuais PDF permitem a captura direta e a integração automática de novos documentos PDF: boletins, relatórios eletrônicos, declarações sociais via Internet ...
Workflow
Documalis Express integra uma ferramenta de workflow simples e eficiente, com integração nativa com o GED para as necessidades de anexar documentos tais como: solicitações de pedidos de funcionários, workflow de validação de despesas, CV e currículos técnicos além de diplomas ... Você poderá realizar os fluxos de trabalho que corresponda às suas necessidades de circuitos de informações.
Ged e Pesquisa
Documalis é uma gestão documental completa que se beneficia das mais recentes tecnologias para busca de documentos. Você escolhe o modo de pesquisa que melhor se adapta a sua maneira de trabalhar: pesquisa a texto pleno por uma palavra, uma data, pesquisa de acordo com um esquema de classificação, pesquisa por índice, pesquisa visual sobre as vinhetas e miniaturas dos documentos ... A pesquisa no GED da Documalis é concebida nativamente na Web e só requer um navegador internet na máquina do usuário.
Classificação automática
Documalis Express fornece respostas pragmáticas para classificar automaticamente documentos. O OCR Full Text Search permite, por exemplo, localizar rapidamente os documentos pelo seu conteúdo, pelo intervalo de datas, etc ... Quanto ao RAD (Reconhecimento Automático de Documentos) e LAD (Documentos de Leitura Automática ), permitem recuperar as informações (nome, número, data, quantidades ,...) e automatizar o armazenamento de documentos capturados em edições especiais/temáticas. Documalis Express combina essas diferentes tecnologias para alcançar uma performance de classificação ótima!
E mais
- Garantir o acesso seguro a documentos confidenciais graças a habilitação do GED Documalis e opção de conservação dentro de um cofre-forte eletrônico armazenado em um parceiro de confiança.
- Conformidade com a AFNOR 42-013 e a lei2009-526 sobre a desmaterialização de documentos e o nascimento dos boletins de pagamento eletrônicos na França em 12 de maio de 2009.
- Telas de vídeo-codificação simplificam o índice de entrada de visualização dos documentos PDF após o OCR, copiando e colando ou arrastando e soltando.
- Documalis também tem uma versão para empresas de contabilidade, permitindo a coleta de elementos da folha de pagamento, o encaminhamento automático de boletins e a interação direta com os clientes
Digitalização em lote
Documalis Express suporta nativamente o conceito de "lotes", essencial para garantir a produtividade do pessoal encarregado da varredura. A separação dos lotes pode ser controlada pelo usuário para carregar o scanner, ou automatizados, adicionando um separador de página de código de barras automático, um patch ...
Monitoramento da qualidade
Documalis Express verifica a integridade dos lotes de documentos em toda a cadeia de processamento. Estes procedimentos industriais para processamento de documentos são auditáveis e em conformidade com a NZF 42-013 obrigatória para a conservação legal dos documentos digitalizados PDF / A.
Captura alta volumetria
Documalis Express permite a captura de documentos homogêneos ou heterogêneos de grande volume, incluindo a mais recente tecnologia de reconhecimento de materiais e separação automática de documentos.
Conectores de Saída
Documalis Express tem o seu próprio motor de integração de aplicações (EAI ETL-Documentário -integrado) para apresentar os documentos gerados para as principais soluções de GED, CMS ou mercado de portais: MS SharePoint, Documentum, Filenet, Alfresco, Nuxeo, Tipo3 ...
OCR, RAD, LAD, assinatura digital e PDF inteligente
Documalis Express fornece respostas pragmáticas para classificar automaticamente documentos. O OCR e a procura pleno texto permite por exemplo, localizar rapidamente os documentos pelo seu conteúdo, um intervalo de datas, etc ... Quanto ao RAD (Reconhecimento Automático de Documentos) e LAD (Leitura Automática documentos), permitem extrair informações (nome, número, data , quantidades...) e automatizar o armazenamento de documentos capturados em edições especiais. Documalis Express combina essas tecnologias para alcançar o melhor desempenho de classificação!
Desmaterialização
Agora é a hora da desmaterialização! Digitalização de documentos que você recebe de seus clientes: justificativas, os dados bancários e outros documentos. A interface de digitalização Documalis Express permite que você facilmente os integre no Sistema de Gestão de Documentos, a fim de encontrá-los mais tarde, em apenas alguns cliques.
Ganhos de produtividade
Você está lutando para processar e classificar todos os documentos da empresa? Você tem muita dificuldade em encontrar os seus documentos e os de seus clientes? Usando Documalis Daily Express você garante ganhos de produtividade significativos e visíveis muito rapidamente, economizando horas de arquivamento e recuperação.
Solução adaptada
Documalis Express está adaptado às necessidades de pequenos grupos de trabalho que lidam diariamente com grandes quantidades de papéis: Advogados, Médicos, Contadores, Auditores, notários, agentes judiciais. Essas implementações levam em conta a especificidade de cada profissão em suas configurações originais e geralmente estão integrados ao software de gestão empresarial do escritório, estúdio ou agência em questão.
Pasta do Cliente
As pastas de clientes homogêneas, padronizadas e completas: é o que você encontrará com o Documalis Express. Criação de registros de clientes, a adição de registros de documentos em papel para formato digital, a integração de documentos já em formato digital, arquivos de consulta ou itens de pasta pelo índice, plano de arquivo, o texto completo ... alguns exemplos destes recursos estão incluídos no Documalis Express.
QoS Qualidade de Serviço
Para responder rapidamente às expectativas do seu cliente, recuperando rapidamente os elementos do seu processo demonstra e garante o profissionalismo. Esta reatividade permite que você utilize o tempo de seu escritório para ações que e atividades de negócios que têm um valor real.
Divulgação de documentos
Como toda a profissão você deve divulgar regularmente informações: diminuir o tempo e reduzir seus custos de envio graças ao transporte de informação seguro e assinatura digital. Seus funcionários e seus clientes podem acessar instantaneamente documentos compartilhados, digitalizados ou editados em suas instalações. Você deve enviar cartas por correio normal? O módulo de roteamento Documalis Express permitirá que você terceirize a edição e envolvente.
Uma solução completa
- Transformação e distribuição de e-mails recebidos,
- Digitalização dos registros no escritório ou no cliente
- Impressora virtual para as edições de saída
- A gestão de documentos simples e intuitiva para seus documentos
- A leitura automática de informações no documento (LAD)
- O reconhecimento automático do tipo de documento (RAD)
- Edição e envio dos documentos para nossos parceiros (terceirização do correio)
- Envio de e-mail automático, com edição e compartilhamento na Internet
- Arquivamento em cofre eletrônico com valor comprobatório,
- Rastreabilidade e conformidade com a norma AFNOR NFZ42-013.
Projetos dirigidos
As soluções Documalis são modulares e podem tratar muitos projetos documentais: GED transversal inter-serviços, workflows de decisão e documentais, distribuição eletrônica de e-mail, processamento e tratamento de faturas de fornecedores, gerenciamento de registros dos serviços de RH, arquivo jurídico digital legal e NFZ 42-013, Arquivamentos edições internas, digitalização de arquivos de pontos de venda, processamento de formulários e inquéritos, acompanhamento da entrega de bens e transportes, gestão de arquivos digitais, assinatura eletrônica, gestão de documentos da qualidade, troca de documentos entre sites remotos, Reversões e indexação de arquivos, Outsourcing das edições, fax, e-mail, SMS, envio de documentos assinados em PDF ...
Solução para as PMEs
Documalis fornece soluções que podem cobrir as necessidades dos diferentes setores da empresa: Secretariado, expedição, Arquivos dos Departamentos, Contabilidade Financeira e fornecedores, folha de pagamento e recursos humanos, aquisições e transferências, serviços de compras, direção geral, serviços de Qualidade e procedimentos ... Estas implementações permitem melhorar a produtividade global dos serviços com arquivos seguros e a agilidade na pesquisa para reduzir custos de armazenamento e fotocópias desnecessárias.
Solução para grandes empresas
As soluções da Documalis para grandes empresas atendem às necessidades específicas de grandes contas para a implantação de soluções de documento para múltiplos sites: agências espalhados pelo país, filiais internacionais, a construção de novos sites, escritórios de vendas e revendedores ... Isso inclui implantação automatizada, a conexão com o AD e LDAP da empresa, diretórios de negócios, funcionamento com um computador portátil e gerenciamento de firewall corporativo.
Business Solutions
Algumas atividades/profissões manipulam mais papel do que outros e são mais dependentes destes documentos que devem ser assinados pelo cliente: Transporte, Logística, Operadoras de Saúde, Associações, gerenciamento de estoque, atendimento ao cliente, compras online, Construção Civil ... Documalis fornece soluções adaptadas de captura, processamento e integração de documentos em papel, fax e sistemas de gerenciamento de e-mail dentro dos sistemas de gestão próprios do negócio da empresa.
Solução personalizada
Documalis Express foi concebido como um conjunto de componentes de software interconectados para criar soluções personalizadas sob medida para uma profissão/atividade específica, atendendo assim a necessidades especiais em apenas algumas horas de configuração.
8 boas razões para escolher a solução Documalis Express
- 1 - A velocidade de execução
- 2 - Ergonomia da solução
- 3 - O controle através da tela « touch screen »
- 4 - O desempenho do scanner
- 5 – A cobertura funcional
- 6 – A implementação faseada progressiva
- 7 – A consultoria e auditoria prévia
- 8 - O custo acessível = rápido ROI
Recherche
La GED Documalis, en mode Full Web, vous permet de faire des recherches en plein texte sur le contenu, la date, le plan de classement,
les métadonnées...
Traçabilité
Les courriers numérisés sont tracés dès leur capture ou leur numérisation par les logiciels Documalis.
A chaque étape de leur traitement (OCR, LAD, RAD, transformation en PDF),
les informations de traçabilité sont ajoutées dans le conteneur documentaire ZDOC normalisé.
Acquisition - Numérisation
La solution Courrier intègre les logiciels de numérisation des courriers entrants, numérisables à l'unité ou en lots.
Plus encore, elle permet de collecter automatiquement les télécopies entrantes et les emails via les copieurs-fax numériques
en réseau ou par lecture d'une boite aux lettres spécifique.
Enrichissement des documents
Documalis Express vous donne la possibilité d'enrichir vos courriers: tampons, annotations, commentaires, signatures numériques.
Toutes ces informations sont associées automatiquement au document et seront accessibles lors d'une recherche dans la GED de Documalis Express
Dispatching graphique du courrier
La solution Courrier comprend un écran de dispatching du courrier numérisé accessible depuis les postes utilisateurs autorisés à dispatcher les documents, au niveau global vers les services, puis dans les services entre individus.
Interface ergonomique
Les interfaces Documalis Express sont ergonomiques et très accessibles. Le glisser-déposer prend tout son sens avec Documalis Express! Les bannettes virtuelles affichées sur votre bureau vous permettront de gagner un temps précieux!
Mise sous-pli externalisée
Documalis Express vous permet d'automatiser la mise sous plis externalisée de vos courriers. Rédigez votre courrier dans un éditeur de texte quelconque, glissez-le dans la bannette courrier prédéfinie et votre courrier sera automatiquement délivré par voie postale au destinataire
Et plus encore
- Numérisation des courriers entrants en lots avec séparateurs
- PDF,OCR et reconnaissance automatique des destinataires internes
- Circuits dediffusion de l'information prédéfinis ou dynamiques
- Traçabilité et respect de la norme AFNOR NFZ42-013 rév.2009.
- Alertes visuelles et relances sur délais d'expiration à venir
- Archivage sécurisé dans la GED Documalis + coffre-fort électronique,
- Suivi des actions sur le courrier: à lire, pour info, à répondre…
