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Reconnaissance Automatique des Documents (RAD)

Les processus de RAD permettent l’identification du fournisseur et l’extraction des informations utiles du document. Documalis dispose de plusieurs technologies RAD zonées, contextuelles ou statistiques pour l’identification et le typage des documents numérisés (Moteur de reconnaissance de formes, Extraction de mots clés, Moteur d’analyse de chaînes textuelles, etc…). Ces technologies RAD peuvent être utilisées unitairement ou conjointement pour encore plus de précision.

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Lecture Automatique des Documents (LAD)

Les processus de LAD permettent la lecture automatique du contenu de la facture : nom du fournisseur, numéro Siret, numéro de TVA Intracommunautaire, date de facture, date d’échéance, numéro de facture, numéros de commande, montants TTC, HT et TVA multiples etc. La lecture de contenu peut se faire selon deux méthodes : l’extraction sémantique qui travaille sans modélisation sur le contenu textuel de la facture selon des règles complétées par l’extraction semi-zonée qui utilise un processus d’apprentissage ou de modélisation des factures pour les fournisseurs récurrents. Vous bénéficiez ainsi du meilleur des deux approches qui sont souvent complémentaires pour obtenir le meilleur ratio entre le paramétrage nécessaire et les résultats attendus.

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Circuits de validation

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Certaines de vos factures suivent toujours le même circuit de validation ? Créez un workflow de validation à l'aide de notre Designer, par simple glissé déposé ! Workflows se déclenchant automatiquement dès la reconnaissance d'une facture ou bien workflows lancés manuellement… à vous de choisir !

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Solutions Factures Fournisseurs

Gérez vos factures simplement

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Numérisation des factures

Documalis propose les solutions de capture de flux facture à la source grâce à ses bornes de numérisation, logiciels de capture haute volumétrie sur scanners de production, et solutions avec scanner intégré. Des documents électroniques, PDF ou pièces jointes d’email peuvent être facilement injectés dans le circuit de traitement des factures grâce aux bannettes de collecte Documalis.

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Contrôles

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Contrôles automatiques unitaires et globaux des valeurs extraites sur les factures, contrôles visuels et corrections des lectures par les utilisateurs (vidéo-codages)... Documalis Express vous permet de garantir une qualité optimale des informations comptables présentes dans votre système de gestion.

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Le workflow de validation des factures fournisseurs

Les factures fournisseurs sont isolées dans le flux du courrier entrant, tamponnées en première page avec un symbole de découpage automatisé et passées en lots au scanner professionnel R/V. Les images sont ensuite découpées, transformées en PDF de haute qualité, analysées en OCR, RAD et LAD, afin d’identifier automatiquement le fournisseur et les éléments clés de la facture : dates, montants HT, TVA, TTC, délais de traitement.

Une personne de la comptabilité vérifie et complète ces informations avant de transférer le document PDF au premier valideur de la facture, qui peut au besoin le transférer à un autre valideur, aussi longtemps que toutes les personnes impliquées n’auront pas donné leur accord. Le document validé revient alors à la comptabilité, dans la bannette de paiement visant à autoriser la mise en règlement selon l’échéancier interne. Une bannette de litige permet de stocker les factures présentant un problème, aussi longtemps que le litige n’est pas réglé avec le fournisseur. La facture revient alors dans le flux de validation normal.

Les utilisateurs ont la possibilité d’ajouter ou de numériser des documents en pièce jointe, afin de compléter le dossier facture à valider par les éléments requis : bons de commandes, fiches d’interventions, justificatif de travaux, etc. Des statistiques de traitement, ainsi que des rappels de délais pour les utilisateurs complètent la solution globale de traitement des factures fournisseurs.

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Schéma fonctionnel du flux normalisé de validation des factures fournisseurs dans la solution Documalis Express
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Les fonctionnalités essentielles du traitement des factures fournisseurs

  • Une numérisation des factures à réception avec stockage en cartons à la source
  • Des documents PDF de qualité avec OCR et reconnaissance de contenu RAD-LAD
  • Des temps de traitements et coûts humains associés divisés par 5 pour la validation
  • La capacité à retrouver instantanément une facture à n’importe quelle étape du flux
  • Une traçabilité intégrale des opérations sur les factures fournisseurs
  • Des statistiques et rappels automatisés sur les temps de traitement
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