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Archivage dans la GED

Tous les documents crées ou modifiés dans les étapes de rédaction collaborative sont stockés dans le module de gestion documentaire de Documalis, dès leur création. Ils sont en conséquence accessibles par une recherche directe en GED pour les personnes habilitées à toute étape du workflow de rédaction. Le plan de classement final des documents validés est paramétrable dans la solution Express via les index.

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L'assistant de paramétrage

La version Documalis Express intègre un assistant de paramétrage rapide pour la création des utilisateurs et des services de l'entreprise. La page spécifique pour le Workflow des courriers sortants permet ensuite de cocher très simplement les utilisateurs ayant un rôle de « Rédacteur » et ceux faisant partie des « Valideurs » de documents.

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Génération de documents complexes

Documalis intègre une solution dédiée pour la génération de documents complexes de type juridique, RH, contrats, propositions commerciales… proposant la composition de documents Word à la volée en fonction d’un questionnaire intéractif pour les utilisateurs. La mise en page, logos, conditions générales et légales, informations institutionnelles sont gérées via des templates dynamiques afin que l’utilisateur se concentre sur le contenu utile de son document à rédiger.

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Courriers sortants

Rédigez, collaborez et signez vos documents bureautiques Office…

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La rédaction collaborative

Documalis intègre des fonctions avancées de rédaction collaborative au sein de ses bannettes de traitement directement disponibles sur les postes des utilisateurs métiers sous Windows. Un éditeur de type traitement de texte est nativement intégré aux bannettes en plus du pilotage de Word et Excel.

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Les modèles de documents

Documalis Express vous donne la possibilité d'enrichir vos courriers : tampons, annotations, commentaires, signatures numériques. Toutes ces informations sont associées automatiquement au document et seront accessibles lors d'une recherche dans la GED de Documalis Express.

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Le Workflow de validation et la signature des documents

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Le traitement automatisé des courriers sortants et des réponses à un courrier entrant exploite un workflow standard prédéfini dans la version Documalis Express, incluant des utilisateurs avec des rôles prédéfinis de « Rédacteurs » et de « Valideurs ».

Les rédacteurs sont en charge de répondre à un courrier, ou de créer de nouveaux documents, puis de les soumettre à l'un des valideurs autorisés pour relecture, correction, avis, signature, approbation ou rejet définitif. Plusieurs allers-retours sont possibles entre rédacteurs et valideurs dans la phase collaborative jusqu'au moment de la validation finale qui fige le document et le range dans le plan de classement spécifique au courrier sortant.

Les documents finaux peuvent être transformés en PDF et signés de manière électronique à l'aide d'un certificat de signature intégré à Documalis (gratuit) ou en utilisant un certificat externe à valeur probante (payant), fourni par un tiers de confiance, tel ChamberSign, Certeurope, Verisign, Twate...

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Schéma fonctionnel du flux normalisé de rédaction et de validation des documents sortants dans la solution Documalis Express.
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Pièces jointes, index, plans de classement et versioning

Documalis intègre le concept de pièces jointes attachées au document principal qui circule entre individus via le workflow et les bannettes utilisateurs. Cela permet de consulter instantanément la demande initiale, les avis des tiers, les pièces justificatives lors des phases de rédaction et de validation du document principal. Ces pièces jointes resteront attachés au document au niveau de la gestion documentaire, même après validation et édition du document final.

folder Des index peuvent être définis dans le processus de rédaction collaborative, afin d'indexer plus finement le document au niveau de la GED pour les recherches ultérieures.
Ces index peuvent aussi servir à déterminer un plan de classement spécifique pour les documents validés dans la GED.

Durant les phases de rédaction, les documents sont directement accessibles via la recherche par arborescence dans les répertoires GED de « Rédaction » ou de « Validation » du courrier sortant.

Les documents rédigés via le workflow collaboratif font l'objet d'un versioning automatique dans la GED à chaque modification par l'un des utilisateurs autorisés. Il est en conséquence possible de revenir à tout instant sur une version antérieure du document ou de consulter les différentes ébauches et commentaires associés, ayant mené à la rédaction du document final.

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Les fonctionnalités essentielles de la rédaction collaborative à retenir

  • Des modèles de document : au format Microsoft Word, Excel ou interne RVF, avec substitution de variables et rangement en catégories selon les services concernés.
  • Un Workflow prédéfini : avec des rôles prédéfinis de rédacteurs et de valideurs qui correspond à la majorité des courriers à rédiger dans l'entreprise.
  • Un stockage sécurisé en GED : pour archiver vos documents importants à la source dans un espace sécurisé de la GED et les faire circuler via des bannettes.
  • La traçabilité et le versioning : de tous vos documents importants, avec les commentaires des utilisateurs et les pièces justificatives associées au document.
  • Un système facile à paramétrer : grâce à l'assistant de paramétrage intégré, 2 heures suffisent pour créer 20 utilisateurs et paramétrer le flux de courrier sortant associé !
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