Déploiement simplifié

Le mode de pré-installation des bornes en usine simplifie à l’extrême le déploiement du matériel. Le déballage peut se faire par les utilisateurs finaux, et l’installation ne requiert que deux câbles : le secteur électrique et la prise réseau. L’acquisition de l’adresse IP ainsi que la configuration logicielle des bornes peuvent être entièrement automatisées à distance, sans intervention sur site.

Un assistant personnel !

Toujours présente à l'écran, la bannette sait se faire discrète au besoin, mais n’oublie pas de vous signaler instantanément tout nouveau courrier ou document à valider grâce à ses popups « style MSN ». Mieux qu’un simple tableau de bord, ses compteurs visibles sur le bureau vous indiquent en permanence le nombre de documents à traiter pour chacune de vos tâches, et si cela ne suffisait pas, elle vous envoie des Emails pour vous alerter plusieurs fois avant la date limite de traitement.

Modélisation, réponses aux courriers et fusion-composition

La bannette Documalis dispose de fonctions supplémentaires permettant de traiter les documents sur le poste utilisateur :

• Un assistant de modélisation pour la reconnaissance automatique des documents semi structurés comme les factures, les bons de commande, de livraison, les bulletins de paie…
• Un éditeur de texte intégré permettant la rédaction directe d’une réponse à partir de modèles prédéfinis intégrant logos, fonds de page et personnalisables par service.
• Un module de fusion et de composition de documents PDF autorisant le découpage de documents multipages, la concaténation de plusieurs documents ou des changements de pages internes.

Reconnaissance Automatique de Documents (RAD)

Il existe plusieurs logiques de Reconnaissance Automatique des Documents que Documalis Express utilise de manière indépendante ou conjointe, selon la complexité des cas : analyse statistique par pondération de mots clés lus par l’OCR, reconnaissance de formes dans le document (logos, patchs, tampons…), détections de critères statistiques (taille, couleurs, nombre de caractères, type de polices, présence de codes à barres…)

Recherche d'informations

La recherche automatique d’information consiste à déterminer un critère d’index ou un type de document à partir d’une liste prédéfinie existant dans une base, un annuaire ou un logiciel métier de l’entreprise. On utilise pour cela un référentiel des éléments à rechercher et une lecture OCR de la première page, de son entête, de l’enveloppe ou du document complet selon la nature de l’information à rechercher. La recherche peut combiner plusieurs critères, comme la ville et le code postal, la personne et le service, le conseiller et l’agence, etc…

Captures d'écrans

Déclaration des variable de RAD-LAD

Automatisation des processus

Documalis Express permet l’automatisation complète des traitements applicatifs, documentaires, métiers et bases de données. Avec ses 175 instructions, Documalis Express sait traiter tout type de donnée (base de données, fichiers, XML, applications métier) et de documents (images, PDF, bureautique, spools, éditions), y compris en très haute volumétrie.

Traçabilité optimale

Des systèmes de traces et de contrôles des documents traités sont nativement intégrés à Documalis Express, de manière à garantir la qualité globale des traitements et des documents générés. La traçabilité documentaire est assurée tout au long de la chaine de traitement grâce au format normalisé ZDOC, depuis la capture du spool ou du scanner, jusqu’à son insertion dans la GED, en incluant les traitements d’OCR, de RAD-LAD, de vidéocodage, de circuit décisionnel, de transformation au format universel PDF, etc…

Captures d'écrans

Définition des étapes d'un workflow.

La signature « légale » de niveau 3 à clé physique

Documalis exploite nativement les certificats de signature sur support physique (clé USB ou carte à puce) pour signer des documents à valeur probante vis-à-vis des tiers externes à l’entreprise. Cette signature est disponible par le biais de certificats gratuits auto générés ou officiels achetés auprès de nos partenaires ChamberSign, CertEurope… La Bannette permet de signer localement sur le poste de l’utilisateur avec la plus grande simplicité, durant les circuits de validation ou de manière autonome, un document particulier.

Les certificats et signatures Documalis

Documalis génère ses propres certificats de signature pour l’ensemble des utilisateurs internes du système, ce qui vous évite de dépenser inutilement pour l’acquisition de certificats probants. Ainsi, tous les utilisateurs peuvent signer les documents (ou leurs copies PDF) lors de leur circulation dans les circuits décisionnels (Workflow) de type commande, achats, facture ou validation de courriers. Documalis autorise également la signature graphique dans les PDF, par apposition d’un « layer de signature » contenant l’image numérisée de la signature. Celle-ci n’a aucune valeur juridique, mais est très largement utilisée pour les phases de validation ou d’approbation interne des documents.