Recherche
La
GED Documalis, en mode Full Web, vous permet de faire des recherches en
plein texte sur le contenu, la date, le plan de classement, les
métadonnées...
Traçabilité
Les
courriers numérisés sont tracés dès leur capture ou leur numérisation
par les logiciels Documalis. A chaque étape de leur traitement (OCR,
RAD, LAD, transformation en PDF), les informations de traçabilité sont
ajoutées dans le conteneur documentaire ZDOC normalisé.
Acquisition - Numérisation
La
solution Courrier intègre les logiciels de numérisation des courriers
entrants, numérisables à l'unité ou en lots. Plus encore, elle permet
de collecter automatiquement les télécopies entrantes et les emails via
les copieurs-fax numériques en réseau ou par lecture d’une boite aux
lettres spécifique.
Enrichissement des documents
Documalis
Express vous donne la possibilité d'enrichir vos courriers : tampons,
annotations, commentaires, signatures numériques. Toutes ces
informations sont associées automatiquement au document et seront
accessibles lors d'une recherche dans la GED de Documalis Express.
Dispatching graphique du courrier
La
solution Courrier comprend un écran de dispatching du courrier numérisé
accessible depuis les postes utilisateurs autorisés à dispatcher les
documents, au niveau global vers les services, puis dans les services
entre individus.
Interface
ergonomique
Les
interfaces Documalis Express sont ergonomiques et très accessibles. Le
glisser-déposer prend tout son sens avec Documalis Express! Les
bannettes virtuelles affichées sur votre bureau vous permettront de
gagner un temps précieux !
Mise
sous-pli externalisée
Documalis
Express vous permet d'automatiser la mise sous plis externalisée de vos
courriers. Rédigez votre courrier dans un éditeur de texte quelconque,
glissez-le dans la bannette courrier prédéfinie et votre courrier sera
automatiquement délivré par voie postale au destinataire.
Et plus encore
- Numérisation des courriers entrants en lots avec
séparateurs.
- PDF, OCR et reconnaissance automatique des destinataires
internes.
- Circuits de diffusion de l’information prédéfinis ou
dynamiques.
- Traçabilité et respect de la norme AFNOR NFZ42-013 rév.2009.
- Alertes visuelles et relances sur délais d’expiration à
venir.
- Archivage sécurisé dans la GED Documalis + coffre-fort
électronique.
- Suivi des actions sur le courrier: à lire, pour info, à
répondre…
Archivage dans la GED
Tous
les documents crées ou modifiés dans les étapes de rédaction
collaborative sont stockés dans le module de gestion documentaire de
Documalis, dès leur création. Ils sont en conséquence accessibles par
une recherche directe en GED pour les personnes habilitées à toute
étape du workflow de rédaction. Le plan de classement final des
documents validés est paramétrable dans la solution Express via les
index.
L'assistant de paramétrage
La
version Documalis Express intègre un assistant de paramétrage rapide
pour la création des utilisateurs et des services de l'entreprise.
La page spécifique pour le Workflow des courriers sortants permet
ensuite de cocher très simplement les utilisateurs ayant un rôle de
« Rédacteur » et ceux faisant partie des
« Valideurs » de documents.
Les
fonctionnalités essentielles de rédaction collaborative à retenir :
 Des modèles de document
Au
format Microsoft Word, Excel ou interne RVF, avec substitution de
variables et rangement en catégories selon les services concernés.
Un Workflow prédéfini
Avec
des rôles prédéfinis de rédacteurs et de valideurs qui correspond à la
majorité des courriers à rédiger dans l'entreprise.
Un stockage sécurisé en GED
Pour
que vos documents importants soient archivés dès le départ dans un
espace sécurisé de la GED et circulent au sein de bannettes
applicatives.
La traçabilité et le versioning
De
tous vos documents importants, avec les commentaires des utilisateurs
et les pièces justificatives associées au document.
Un système facile à paramétrer
Grâce
à l'assistant de paramétrage intégré à Documalis Express, 2 heures
suffisent pour créer 20 utilisateurs et paramétrer le flux de courrier
sortant associé !
|
La rédaction collaborative
Documalis
intègre des fonctions avancées de rédaction collaborative au sein de
ses bannettes de traitement directement disponibles sur les postes des
utilisateurs métiers sous Windows.
Un éditeur de type traitement de texte est nativement intégré aux
bannettes en plus du pilotage de Word et Excel.
Les modèles de documents
Afin
de simplifier et de normaliser la rédaction des documents sortants, la
solution Documalis intègre l'utilisation de modèles de documents au
format Microsoft Word, Excel ou traitement de texte intégré RVF,
classés par catégories et accessibles aux rédacteurs de documents
sortants.
Le Workflow de validation et la signature des
documents
Le
traitement automatisé des courriers sortants et des réponses à un
courrier entrant exploite un workflow standard prédéfini dans la
version Documalis Express, incluant des utilisateurs avec des rôles
prédéfinis de « Rédacteurs » et de
« Valideurs ».
Les rédacteurs sont en charge de répondre à un courrier, ou de créer de
nouveaux documents, puis de les soumettre à l'un des valideurs
autorisés pour relecture, correction, avis, signature, approbation ou
rejet définitif. Plusieurs allers-retours sont possibles entre
rédacteurs et valideurs dans la phase collaborative jusqu'au moment de
la validation finale qui fige le document et le range dans le plan de
classement spécifique au courrier sortant.
Les documents finaux peuvent être transformés en PDF et signés de
manière électronique à l'aide d'un certificat de signature intégré à
Documalis (gratuit) ou en utilisant un certificat externe à valeur
probante (payant), fourni par un tiers de confiance, tel ChamberSign,
Certeurope, Verisign, Twate…
Schéma
fonctionnel du flux normalisé de rédaction et de validation des
documents sortants dans la solution Documalis Express
Pièces jointes, index, plans de classement et
versioning
Documalis
intègre le concept de pièces jointes attachées au document principal
qui circule entre individus via le workflow et les bannettes
utilisateurs. Cela permet de consulter instantanément la demande
initiale, les avis des tiers, les pièces justificatives lors des phases
de rédaction et de validation du document principal. Ces pièces jointes
resteront attachés au document au niveau de la gestion documentaire,
même après validation et édition du document final.
Des index peuvent être définis dans le processus de rédaction
collaborative, afin d'indexer plus finement le document au niveau de la
GED pour les recherches ultérieures.
Ces index peuvent aussi servir à déterminer un plan de
classement spécifique pour les documents validés dans la GED.
Durant les phases de rédaction, les documents sont directement
accessibles via la recherche par arborescence dans les répertoires GED
de « Rédaction » ou de
« Validation » du courrier
sortant.
Les documents rédigés via le workflow collaboratif font
l'objet d'un
versioning automatique dans la GED à chaque modification par l'un des
utilisateurs autorisés. Il est en conséquence possible de revenir à
tout instant sur une version antérieure du document ou de consulter les
différentes ébauches et commentaires associés, ayant mené à la
rédaction du document final.
Circuits de validation
Certaines
de vos factures suivent toujours le même circuit de validation ? Créez
un
workflow de validation à l'aide de notre Designer, par simple glissé
déposé ! Workflows se déclenchant automatiquement dès la reconnaissance
d'une facture ou bien workflows lancés manuellement… à vous de choisir !
Numérisation des factures
Documalis
propose les solutions de capture de flux facture à la source grâce à
ses bornes de numérisation, logiciels de capture haute volumétrie sur
scanners de production, et solutions avec scanner intégré. Des
documents électroniques, PDF ou pièces jointes d’email peuvent être
facilement injectés dans le circuit de traitement des factures grâce
aux bannettes de collecte Documalis.
Contrôles
Contrôles
automatiques unitaires et globaux des valeurs extraites sur les
factures, contrôles visuels et corrections des lectures par les
utilisateurs ( video-codages)…
Documalis Express vous permet de garantir une qualité optimale des
informations comptables présentes dans votre système de gestion.
Reconnaissance Automatique des
Documents (RAD)
Les
processus de RAD permettent l’identification du fournisseur et
l’extraction des informations utiles du document. Documalis dispose de
plusieurs technologies RAD zonées, contextuelles ou statistiques pour
l’identification et le typage des documents numérisés (Moteur de
reconnaissance de formes, Extraction de mots clés, Moteur d’analyse de
chaines textuelles, etc…). Ces technologies RAD peuvent être utilisées
unitairement ou conjointement pour encore plus de précision.
Et plus encore
- Numérisation professionnelle en lots avec séparateurs sur
écran tactile.
- Transformation des images en documents PDF avec OCR intégré.
- Tampons,annotations,commentaires et signature numérique PDF.
- Génération des fichiers d’intégration pour les logiciels
comptables.
- Recherches par le contenu plein texte,la date,
lesmétadonnées…
- Traçabilité et respect de la norme AFNOR NFZ42-013 rév.2009.
Exemple de dématérialisation
Documalis
vous permet de franchir progressivement les étapes pour la
dématérialisation des documents d'entreprise. Ci-dessous les 3 étapes
essentielles pour la dématérialisation intégrale du bulletin de paie :
• Etape1 : suppression de l’édition papier interne
avec intégration automatisée des bulletins au format PDF dans la GED
«Paie-RH».
• Etape2 : externalisation de l’édition, de la mise
sous plis et de la remise à La Poste des bulletins salariés encore
imprimés.
• Etape3 :
version intégralement numérique pour les salariés ayant accepté cette
option,intégrant signature électronique et dépôt dans un coffre-fort
électronique à valeur probante.
Acquisition
Documalis Express intègre un logiciel de numérisation
professionnelle
des documents papiers (contrats de travail signés, correspondances,
justificatifs, etc…). Les processus de COLD et les imprimantes
virtuelles PDF permettent la capture directe et l’intégration
automatique des nouveaux documents PDF : bulletins, DUE électronique,
déclaration sociales via Internet…
Workflow
Documalis
Express intègre un outil de workflow simple et performant, nativement
intégré à la GED pour des besoins annexes : demandes de congés des
salariés, circuit de validation des notes de frais, candidatures,
CV-thèques et suivi des diplômes… A vous de réaliser les workflows qui
correspondent à vos circuits d'informations !
GED et Recherches
Documalis
est une gestion documentaire complète bénéficiant des dernières
avancées technologiques pour la recherche des documents. A vous de
choisir le mode de recherche qui correspond le plus à votre mode de
travail : Recherche plein texte sur un mot, une date, recherche selon un
plan de classement, recherche sur un index, recherche visuelle sur les
vignettes des documents... La recherche dans la GED Documalis,
nativement conçue en mode Web, ne nécessite qu’un navigateur Internet
sur le poste utilisateur.
Classement automatique
Documalis
Express apporte des réponses pragmatiques pour classer automatiquement
les documents. L'OCR et la recherche plein texte permettent, par exemple,
de retrouver rapidement les documents par leur contenu, une plage de
dates, etc. Quant à la RAD (Reconnaissance Automatique des Documents)
et à la LAD (Lecture Automatique des Documents ), elles permettent
d’extraire des informations (nom, matricule, date, montant...) et
d'automatiser le rangement des documents capturés dans des dossiers
thématiques. Documalis Express combine ces différentes technologies
pour obtenir une performance de classement optimale !
Et plus encore
- Accès sécurisés aux documents confidentiels grâce à la
gestion
d’habilitations de la GED Documalis et option de conservation dans un
«coffre-fort électronique» chez un tiers de confiance.
- Respect
de la norme AFNOR 42-013 et la Loi2009-526 concernant la
dématérialisation des documents et la naissance du bulletin de paie
électronique en France le 12 mai 2009.
- Ecrans
de Vidéocodage simplifiant la saisie des index en visualisant les
documents PDF après OCR en face à faceavec les éléments à saisir par
copier coller ou glisser/déposer.
- Documalis dispose
aussi d’une version pour les cabinets d’expertise comptable, permettant
la collecte des éléments de paie,le routage automatisé des bulletins,
les échanges directs avec les clients.
Numérisation en lots
Documalis
Express gère nativement la notion de «lots»,incontournable pour
garantir la productivité du personnel en charge de la numérisation. La
séparation des lots peut être pilotée par l’utilisateur au chargement
du scanner, ou automatisée par l’ajout d’une page de séparateur
automatique, un code à barres, un patch…
Suivi qualité
Documalis
Express contrôle l’intégrité des lots de documents tout au long de la
chaîne de traitement. Ces procédures industrielles de traitement de
documents sont auditables et conformes à la norme NZF 42-013
obligatoire pour la conservation légale des documents numérisés PDF/A.
Capture Haute volumétrie
Documalis
Express permet la capture de documents homogènes ou hétérogènes en
haute volumétrie, incluant les dernières technologies disponibles en
matière de reconnaissance et de séparation automatique des documents…
Connecteurs de sortie
Documalis
Express dispose de son propre moteur d’intégration applicatif
(EAI-ETL-Documentaire intégré) pour déposer les documents générés vers
les principales solutions GED, CMS ou portail du marché : MS
SharePoint, Documentum, Filenet, Alfresco, Nuxéo, Tipo3…
OCR, RAD, LAD, signature
électronique et PDF "intelligent"
Documalis
Express apporte des réponses pragmatiques pour classer automatiquement
les documents. L'OCR et la recherche plein texte permettent, par exemple,
de retrouver rapidement les documents par leur contenu, une plage de
dates,etc... Quant à la RAD (Reconnaissance Automatique des Documents)
et à la LAD (Lecture Automatique des Documents ), elles permettent
d’extraire des informations (nom, matricule, date, montant…) et
d'automatiser le rangement des documents capturés dans des dossiers
thématiques. Documalis Express combine ces différentes technologies
pour obtenir une performance de classement optimale !
