Environnements virtuels
La
solution Documalis est entièrement virtualisable et utilise les
technologies leader du marché : VMWare, Virtual PC, Citrix XEN,
VirtualBox ou Proxmox. Les disques de stockage peuvent être virtualisés
via une baie de stockage SAN et les bases de données SQL Server, Oracle
ou MySql sur des serveurs dédiés. La virtualisation facilite les plans
de reprise d’activité en cas de sinistre.
Pré-requis d’installation
Documalis nécessite peu de ressources pour fonctionner
correctement :
Configuration minimale ( <10 utilisateurs)
Processeur Pentium IV à 2 Ghz 512 Mo RAM sous Windows XP 2 Go d’espace
disque pour les données.
Configuration recommandée Processeur Intel Core i5
quadcore 4 Mo RAM sous Windows Seven/2008 10 Go d’espace disque pour
les données.
Les logiciels Documalis n’ont besoin d’aucun autre prérequis (ni Java,
ni .net, ni serveur Apache, ni PHP…) est sont ainsi compatible avec
tous les systèmes Windows depuis la version XP.
Sur vos serveurs
La
suite Documalis est disponible sous forme logicielle pour une
installation sur vos serveurs de production internes à l’entreprise.
Vous rentabilisez ainsi vos infrastructures matérielles de type SAN,
Serveurs de fichiers et de bases de données, serveurs virtuels de
traitement. Documalis peut aussi se contenter d’un serveur physique
dédié et économique.
La sécurité de vos données
Documalis
intègre son propre système de sauvegarde complet ou différentiel pour
garantir la sécurité de vos données. Un système de réplication
logicielle ou matérielle de type RAID ou SAN peut venir compléter la
sauvegarde quotidienne pour minimiser les risques de perte entre
backups.
Intégration poussée au système informatique
Documalis
bénéficie de l’infrastructure logicielle existante (annuaires, active
Directory) et s’intègre facilement dans les solutions du marché de type
Intranet, solution bureautique et groupware. Ses connecteurs
applicatifs vers les solutions de type ERP, GRC, Comptabilité, GPAO et
son moteur EAI,ETL,SOA incorporé facilitent l’intégration des documents
de la GED et du Workflow au sein même des applications métiers de
l’entreprise.
Une installation simplifiée
L’installation
de Documalis est extrêmement simple et dispose d’un assistant intégré.
En 30 minutes en moyenne, vous pouvez commencer à travailler ! Les
postes utilisateurs peuvent bénéficier, en plus de l’interface full
Web, de la « Bannette Documalis » un client lourd
facile à
déployer en mode portable (sans installation) et directement exécutable
à partir d’un disque partagé en réseau au besoin.
Scanner intégré ou
copieur connecté
Les
solutions Documalis en Box intègrent toute une gamme de scanners
professionnels de 20 à 160 pages/minute, à chargeur, à vitre
d’exposition… Elles peuvent également récupérer en automatique les
images numérisées depuis un photocopieur multifonction connecté en
réseau. Tous les périphériques d’acquisition peuvent être pilotés par
Documalis Express pour la prévisualisation du document et son routage
vers un traitement documentaire, un workflow, un email, un répertoire
réseau ou une insertion directe dans la GED.
Sauvegarde intégrée
Toutes
nos Box intègrent des procédures de sauvegarde de leurs données. Ces
procédures de sauvegarde peuvent être planifiées quotidiennement ou
lancées à la demande. Elles intègrent également une possibilité de
prise de commande à distance pour les opérations techniques de
maintenance ou les mises à niveau des logiciels intégrés en l’absence
d’auto-update.
Le concept
Le
concept de Box est maintenant très répandu dans différents domaines
d'activité. Cette installation apporte sécurité et sérénité : rien à
installer, elle doit juste être branchée! La box version Documalis
Express inclut le matériel,les logiciels, la personnalisation et
l’assistance pour vous assurer un interlocuteur unique et une
simplicité maximale.
Installation simplifiée
Les
Box Documalis Express sont préconfigurées avec les paramètres
spécifiques à votre projet, pour que l’installation se résume au
branchement d’un fil électrique et d’un câble réseau sans intervention
sur site, ce qui concilie rapidité et économie pour les déploiements en
volume ou multi-sites.
Zéro administration
Les
solutions Documalis version Box ne nécessitent aucune procédure
d’exploitation. Le serveur est auto surveillé et envoie des alertes aux
administrateurs en cas d’anomalie détectée : espace disque insuffisant,
mémoire RAM saturée, performances CPU dégradées, température
anormalement élevée, vitesse de rotation des ventilateurs anormale etc.
Les alertes s’affichent à l’écran et peuvent être envoyées par email ou
consolidées sur un tableau de bord Web lors d’un déploiement en volume
dans une architecture multi-points de type agences, magasins,
entrepôts...
Une version Backup Edition
Les
Box disposent également de versions « Backup Edition » toutes
particulièrement dédiées à la sauvegarde des Box déployées à distance
ou en salle machine. Selon leur mode de configuration, les Box Backup
Edition peuvent automatiquement dupliquer les données des autres Box
(configuration, documents, bases de données) par synchronisation en
réseau local ou étendu, de manière périodique planifiée ou à la demande
d’un administrateur système.
Nativement SaaS
La
solution Documalis Express a été conçue dès le départ pour fonctionner
en mode Web, client/server ou en mode hébergé sur Internet. Toutes les
interfaces Courrier, Gestion documentaire, Workflow sont nativement
accessibles dans un simple navigateur Web type IE ou Firefox, et les
clients de type bannette, imprimante virtuelle, numérisation à distance
dialoguent en mode Webservice ou TCP/IP avec les serveurs Documalis
hébergés localement ou sur Internet. Documalis Express version SaaS
exploite les technologies de communication sécurisée de l’internet
(XML, Webservices, SOA, http, SSL).
Principe
La
solution Documalis Express est également disponible en mode hébergé sur
Internet, ce qui évite l’installation des logiciels, de la Box ou du
serveur dans votre cabinet. Il s'agit du mode SaaS pour Software as a
Service.
Sécurité
L’offre
Documalis propose exclusivement des serveurs privés et dédiés à l’usage
de votre cabinet, pour garantir la confidentialité des informations
stockées et éviter tout risque de divulgation lors de vos échanges avec
vos collaborateurs et vos clients.
Utilisation
Le
serveur privé mis à disposition par Documalis peut servir à la fois à
une entreprise, à un cabinet et aux clients ou aux employés présents
sur des sites déportés, pour y déposer et y récupérer des documents
numérisés ou imprimés depuis nos imprimantes virtuelles. Les solutions
Documalis Express sont adaptées autant aux problématiques particulières
des agences réparties sur le territoire et connectées par un simple
ADSL qu'aux besoins des petits groupes de travail qui traitent
quotidiennement des masses importantes de papiers.
Tarification
Ces
serveurs disposent d’une tarification « à la
consommation »
en fonction du nombre de collaborateurs, de traitements définis et de
comptes clients activés, permettant un investissement minimal au
départ, le temps de valoriser la dématérialisation et de la proposer à
vos clients qui bénéficient gratuitement des logiciels Documalis de
consultation, de numérisation et de transfert des fichiers PDF générés
vers votre serveur Internet SaaS.
Dématérialisation
L'heure
est à la dématérialisation ! Numérisez les documents que vous recevez de
vos clients : pièces justificatives, RIB et autres documents.
L'interface de numérisation Documalis Express vous permettra de les
intégrer facilement dans la Gestion Documentaire pour pouvoir les
retrouver ultérieurement en seulement quelques clics.
Gains de productivité
Vous
avez du mal à traiter et à classer l'ensemble des documents du cabinet
? Vous avez beaucoup de mal à retrouver vos documents et ceux de vos
clients ? L'utilisation de Documalis Express au quotidien vous garantit
des gains de productivité importants et visibles très rapidement en
vous évitant des heures de classement et de recherche.
Solution adaptée
Documalis
Express est adaptée aux besoins des petits groupes de travail qui
traitent quotidiennement des masses importantes de papiers : Avocats,
Médecins, Experts Comptables, Commissaires aux comptes, Notaires,
Mandataires judicaires… Ces implémentations prennent en compte la
spécificité de chaque profession dans leur paramétrage initial et se
couplent en général avec le logiciel métier du cabinet, de l'étude ou
de l'agence concernée.
Dossiers Clients
Des
dossiers clients homogènes, normés et complets : voilà à quoi
ressembleront vos dossiers clients avec Documalis Express. Création de
dossiers clients, ajout aux dossiers de pièces au format papier par
numérisation, intégration de documents déjà au fomat numérique,
recherche de dossiers ou d'élements de dossier par index, plan de
classement, plein texte... quelques exemples concrets des
fonctionnalités inclues dans Documalis Express.
Qualité de service
Pouvoir
répondre rapidement aux attentes de ses clients en retrouvant
rapidement les élements de leur dossier est un gage de
professionnalisme. Cette réactivité vous permettra de dégager du temps
pour les actions de votre métier qui ont une vraie valeur ajoutée.
Diffusion des documents
Comme
tout professionnel vous devez diffuser régulièrement des informations :
diminuez vos temps et coûts d'envois grâce au partage, à la
distribution numérique et à la signature électronique. Vos
collaborateurs et vos clients pourront accéder instantanément aux
documents partagés, qu'ils soient numérisés ou édités dans vos locaux.
Vous devez envoyer régulièrement des courriers par voie postale ? Le
module de routage de Documalis Express vous permettra d'en externaliser
l'édition et la mise sous plis.
Une solution complète
- Traitement et diffusion du courrier entrant,
- Numérisation des dossiers au cabinet ou chez le client
- Imprimante virtuelle pour les éditions sortantes
- Gestion documentaire simple et intuitive pour vos documents
- Lecture automatique des informations dans le document (LAD)
- Reconnaissance automatique du type de document (RAD),
- Edition et mise sous plis externalisée chez nos partenaires,
- Envoi automatisé par Email, édition ou partage Internet,
- Archivage en coffre-fort électronique à valeur probante,
- Traçabilité et respect de la norme AFNOR NFZ 42-013.
Projets traités
Les
solutions modulaires Documalis permettent de traiter de très nombreux
projets documentaires : GED transversale interservices, Workflows
décisionnels et documentaires, Distribution électronique du courrier,
Traitement des factures fournisseurs, Gestion des documents du service
RH, Archivage numérique légal et NFZ 42-013, Archivage des spools et
éditions internes, Numérisation dossiers en point de vente, Traitement
des formulaires et enquêtes, Suivi des bons de livraison du transports,
Gestion numérique des archives, Parapheur et signature électronique,
Gestion des documents de la qualité, Echange documentaire entre sites
distants, Reprises et indexation de fonds d'archives, Externalisation
des éditions, fax, email, SMS, Envoi de pièces justificatives en PDF
signé...
Solution PME-PMI
Documalis
fournit des solutions transversales capables de couvrir les besoins des
différents services : Secrétariat et service courrier, Service des
Archives, Comptabilité générale et fournisseurs, Paye et Ressources
humaines, Service des achats et des expéditions, Direction générale,
Service qualité et procédures… Ces mises en œuvres visent à améliorer
la productivité globale des services, à sécuriser les archives et à
simplifier les recherches, à diminuer les coûts de stockage et de
photocopies inutiles.
Solution Grands Comptes
Les
solutions Documalis Entreprise répondent aux attentes spécifiques
grands comptes pour le déploiement de solutions documentaires sur de
nombreux sites : Agences réparties sur le territoire, Filiales à
l'international, Chantiers ou sites distants, Points de vente et
revendeurs... Ce qui comprend les déploiement automatisés, la connexion
aux annuaires AD et LDAP d'entreprise, le fonctionnement en mode
portable et la gestion des Firewall d'entreprise.
Solution Métiers
Certaines
professions manipulent plus de papiers que d'autres et sont plus
dépendantes de ces documents signés par les clients : Transport,
Logistique, Mutuelles, Associations, Gestion de stocks, SAV, Places de
marché, vente en ligne, Chantiers et bâtiment… Documalis fournit des
solutions adaptées de capture, de traitement et d'intégration des
documents papier, Fax et Email dans les systèmes de gestions métiers
propres à l'entreprise.
Solution sur-mesure
Documalis
Express a été conçue comme un ensemble de briques logicielles
interconnectables permettant de construire des solutions sur mesure
adaptée à une profession aussi bien qu'à un besoin particulier, en
seulement quelques heures de paramétrage.
8 bonnes raisons de choisir la solution Documalis Express
- 1 - La rapidité de mise en œuvre
- 2 - L'ergonomie de la solution
- 3 - Le pilotage sur écran tactile
- 4 - Les performances du scanner
- 5 – La couverture fonctionnelle
- 6 – L'implémentation progressive
- 7 – Le conseil et l'audit an amont
- 8 - Le coût abordable = ROI rapide
