Les solutions SharePoint 2007 et Documalis intègrent de très nombreuses fonctionnalités complémentaires.
Documalis se situe en amont et en aval de SharePoint, l’alimente en documents, effectue les transformations PDF et
traitements documentaires OCR, LAD, RAD et stocke les documents archivés après leur cycle de vie dans l’espace
collaboratif SharePoint qui fournit le Portail et les Workflows simples sur les documents.
Des bénéfices immédiats :
• Réduction des coûts de mise en œuvre de la solution SharePoint grâce aux Box Documalis SharePoint.
• La possibilité d’utiliser la version gratuite Windows SharePoint Services et la base SQL Server Express,
• Une GED d’Archivage Documalis pour la conservation des gros volumes de documents SharePoint ,
• Des bornes de numérisation intelligentes qui alimentent directement SharePoint,
• Des fonctionnalités OCR – RAD – LAD – PDF – EAI – Workflow pour SharePoint,
• La Bannette Documalis sur les postes utilisateurs pour les configurations SharePoint ASP ou SAAS,
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La borne de numérisation pour SharePoint
Documalis fournit des bornes de numérisation équipées d’un écran tactile et d’un scanner à défilement performant pour répondre
aux problématiques d’acquisition performante de documents papier dans l’entreprise, les services, agences et filiales.
Les bornes de numérisation peuvent être connectées à SharePoint pour présenter et alimenter les librairies avec les documents
image, PDF image ou PDF Texte après OCR.
Les bornes de numérisation Documalis autorisent la prévisualisation des documents numérisés en temps réel, la séparation
automatique des documents dans un lot grâce à des séparateurs patch, codes à barres ou pages blanches.
Les Bannettes Documalis de collecte au poste utilisateur
Les Bannettes Documalis fournissent un point de collecte ergonomique des documents pour les postes utilisateurs, sous forme d’un
Widget autorisant le glisser-déposer d’un fichier, la numérisation locale au poste utilisateur et l’impression virtuelle PDF Documalis.
Les documents collectés peuvent être indexés avant transfert, rangés dans une librairie et son arborescence, puis transférés de
manière sécurisée vers SharePoint Serveur.
Les traitements OCR-RAD-LAD pour SharePoint
Documalis facilite les traitements des documents images grâce à ses capacités de reconnaissance de caractères (OCR) de
reconnaissance des documents (LAD) et d’extraction automatisée d’informations (LAD).
Ces processus intelligents peuvent être appliqués en amont de l’insertion dans SharePoint (numérisation de masse ou borne de
numérisation), ou sur un document déjà inséré dans SharePoint grâce à un menu spécifique du document.
Ces opérations autorisent l’indexation automatique des documents dans SharePoint et la génération de documents PDF
« intelligents » avec image et texte pour les recherches plein texte.
Déclenchement d’un scénario Process Server depuis SharePoint
La suite Documalis intègre un moteur EAI – ETL – Documentaire capable de manipuler les données, les applications et les documents
d’entreprise à l’aide de scénarii paramétrables utilisant plus de 175 Instructions de traitement des fichiers, bases de données,
structures XML, images, documents PDF, spools d’impression, connecteurs DLL, Scripting et métiers.
Ces scénarii peuvent être appelés directement depuis les menus contextuels de Sharepoint et retourner des informations
d’indexation ou des documents vers Sharepoint.
Intégration des Workflows complexes Documalis dans SharePoint
Documalis permet d’écrire des Workflows complexes en complément des Workflows standards présents dans Documalis qui peuvent
être déclenchés directement depuis SharePoint.
Les Workflows Documalis peuvent interagir avec le document dans SharePoint, en particulier par mise à jour des métadonnées et du
document lui-même en cas d’enrichissement lors du traitement documentaire.
Archivage des documents SharePoint dans la GED Documalis
Les documents de SharePoint peuvent être transférés vers la GED Documalis d’Archivage en fin de vie, de manière automatique
ou manuellement décidé par un utilisateur.
Le transfert vers la GED Documalis conservera les métadonnées, les informations de traçabilité et les commentaires attachés aux
documents. Il est possible de recréer les librairies et l’arborescence de stockage SharePoint dans la GED Documalis.
Accès à la GED d’Archivage directement dans SharePoint
La GED d’Archivage Documalis dispose d’une interface native Web, ce qui permet d’insérer directement les « frames » de recherche
Documalis dans SharePoint, pour un accès unifié aux documents de Sharepoint et de la GED depuis la même interface utilisateur.
Routage et publication des documents SharePoint
Documalis fournit une solution de routage des documents en sortie de SharePoint pour une publication par Fax, Mail, impression
locale, routage vers un serveur d’éditique ou un coffre-fort électronique, transfert par FTP(s), HTTP(s), copie réseau ou fichier …
Le routage des documents peut être statique ou dynamique et exploiter des règles de gestion basées sur des métadonnées de
SharePoint, les propriétés ou le contenu du document lui-même, une base de données de routage externe, un pilotage par
l’utilisateur.
Les documents ainsi publiés peuvent être automatiquement insérés dans la GED d’Archive Documalis avec les informations de
routage associées.
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