Documalis Courrier est une solution unique de dématérialisation des courriers et de télécopies entrants, exploitant le concept ergonomique de bannettes virtuelles et de dispatching graphique entre utilisateurs et services de l’entreprise, ce qui permet de conserver le mode opératoire du courrier existant, mais en version numérique.

Des bénéfices immédiats :
• Réduction des temps de distribution et de traitement du courrier,
• Numérisation performante du courrier, avec gestion des lots, séparateurs et codes à barres,
• Suivi des courriers importants, en AR ou à délai de réponse, avec relances et alertes,
• Pas de fiche fastidieuse à remplir lors de l’ouverture des plis ou de la numérisation du courrier,
• Totalement graphique, simple d’emploi avec un mode opératoire naturel pour les utilisateurs,
• Des tarifs abordables aux PME/PMI ou pour un retour sur investissement réaliste et démontrable,

Voir aussi :

Ergonomie des logiciels Documalis

La solution Courrier Documalis bénéficie de l’ergonomie simplifiée des systèmes Documalis, pour une prise en main très rapide par les utilisateurs, souvent très nombreux dans le cas du dispatching, du suivi et du traitement du courrier.

Les copies d’écrans et films vidéos présents dans ce site sont très représentatifs de ce que vous pouvez attendre d’une solution graphique, moderne et pensée pour les utilisateurs.
Le Guide illustré du Courrier Entrant offre un rapide survol de l’offre globale Courrier :

Numérisation simplifiée des documents

Documalis propose plusieurs modes de numérisation des courriers physiques, allant de la valorisation du copieur numérique récemment acheté à la fourniture de solutions prêtes à brancher comprenant le scanner, le serveur et l’écran tactile de pilotage du système Scan2box.

Documalis autorise la numérisation des courriers en lots, exploitant la technologie des « patchs », tampons, séparateurs et codes à barres afin d’optimiser les temps de passage au scanner et grandement alléger la tâche de numérisation.

Centralisation des Fax et des Emails

La solution Documalis Courrier ne se contente pas de traiter les courriers traditionnels sur support papier, mais autorise également
l’intégration des documents bureautiques, des emails ou pièces jointes associées et des télécopies numériques reçues sur les
copieurs-fax numériques ou via un modem utilisé par la solution Documalis Fax.

Les documents provenant de ces sources sont intégrés en tant que courrier et bénéficient de toutes les fonctionnalités associées :
traçabilité, dispatching, commentaires, archivage, circuits de réponse ou de traitement, alertes, publication etc.

Dispatching graphique des courriers, entre utilisateurs et services

Documalis dispose d’une solution unique de dispatching graphique des documents dans des bannettes utilisateurs ou service qui reflètent fidèlement l’organisation traditionnelle en parapheurs ou bannettes physiques existant dans l’entreprise. Ce parallèle entre documents dématérialisés et documents physiques autorise une prise en main naturelle et intuitive pour tous les utilisateurs du système qui peuvent être formés en quelques minutes seulement !

Des Workflows de réponse et de suivi des AR

Les circuits de traitement de l’information Documalis peuvent venir complémenter le traitement standard du courrier entrant. Des workflows optionnels peuvent garantir le traitement des documents sensibles, en AR, nécessitant une réponse sous délais contraints, etc.

Traçabilité complète dans la GED Documalis

La traçabilité globale des opérations sur le courrier est assurée grâce au socle de GED Documalis commun à toutes les solutions métiers proposées.