Documalis fournit une solution de dématérialisation des documents structurés (factures, bons de commande, bons de livraison …) rapidement opérationnelle, financièrement abordable et capable de monter en volumétrie pour répondre aux problématiques grands comptes.
Des bénéfices immédiats :
• Diminution des photocopies et du cout de traitement des factures fournisseurs,
• Automatisation complète des fournisseurs récurrents,
• Respect des délais de règlement dans le cadre de la loi de finances 2009,
• Workflow intégré pour le bon à payer et le règlement des factures en mode Web,
• Amélioration de la qualité de traitement pour les procédures ISO,
• Sécurisation des données comptables grâce à la numérisation systématique des pièces,
• Des tarifs abordables aux PME/PMI ou pour un retour sur investissement réaliste et démontrable.
Capture des pièces à la source
Documalis propose les solutions de capture de flux facture à la source grâce à ses bornes de numérisation, logiciels de capture haute
volumétrie sur scanners de production, et solutions avec scanner intégré type Scan2box. Cette capture au plus proche du document
assure des flux de bonne qualité au niveau de l’imagerie, ce qui garantit une reconnaissance optimale dans la phase d’analyse des
documents.
Des documents électroniques, PDF ou pièces jointes d’email peuvent être facilement injectés
dans le circuit de traitement des factures grâces aux bannettes de collecte Documalis. | |
Des technologies d’identification et d’extraction performantes
Documalis dispose de plusieurs modes de lecture automatique d’information selon la nature du document :
• OCR, RAD et LAD sur les images numérisées issues d’un scanner
• Analyse de spool pour les documents issus des éditions métiers
• Extraction et analyse de contenu PDF pour les documents nativement PDF
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La recherche d’information dans les documents peut se faire de manière contextuelle et sémantique sans modélisation préalable, et
être complémentée par une modélisation fine des documents plus importants ou les plus récurrents, le tout couplé à une chaine de
contrôle et ressaisie des informations manquantes, interne ou externe à l’entreprise.
Des workflows de bon à payer et de règlement intégrés
Les workflows Documalis fournissent une interface conviviale en mode Web qui vient
complémenter les traitements de reconnaissance de contenu pour le circuit décisionnel
que représente l’obtention du bon à payer et l’autorisation de règlement avant transmission
au service des règlements.
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Ce modèle de Workflow est entièrement adaptable en fonction de l’organisation et des besoins propres à chaque entreprise.
Une GED factures intégrée
Documalis ne se contente pas d’extraire les informations de vos factures et de déposer le résultat
dans un répertoire de sortie, mais intègre une solution complète Facture, qui comprend un espace
de stockage, recherche et consultation des factures dans le module de GED Documalis.
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Ceci assure la sécurité des informations traitées, la traçabilité complète des opérations et des saisies, nécessaire à la norme AFNOR
42-013 et la capacité à archiver les documents physiques à la source, en sortie de scanner, ainsi que leur publication vers un coffre
fort électronique chez l’un de nos partenaires du marché.
Des connecteurs applicatifs intégrés
La solution Documalis Facture dispose des connecteurs intégrés vers les logiciels comptables
et ERP du marché afin d’alimenter automatiquement les solutions métiers avec les données
issues de la reconnaissance.
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Les versions PDF des documents numérisés peuvent aussi être intégrés ou référencés via une URL, dans les applications métier, afin
de retrouver rapidement le document correspondant à l’écriture comptable associée.
Des solutions de ressaisie externalisées
Documalis dispose de partenaires certifiés, bilingues français-anglais pour la ressaisie externalisé des documents non traitables par
les technologies électronique : documents manuscrits, de très mauvaise qualité, raturés ou abimés …
La ressaisie externalisée Documalis bénéficiée de tarifs extrêmement compétitifs, capables de traiter aussi bien les reprises de fond
en très gros volume que le flux continu des factures en 48 ou 72 heures télétransmis en temps réel par un canal Internet sécurisé de
type VPN.
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