La gestion documentaire Documalis bénéficie d’une excellente ergonomie pour une prise en main rapide par les
utilisateurs, d’un accès web natif et d’un moteur de recherche full texte performant pour limiter les tâches fastidieuses
d’indexation des documents.

• Accès natif par navigateur Web depuis n’importe quel poste utilisateur de l’entreprise,
• Un moteur Full texte performant intégré pour éviter les saisies d’index inutiles,
• Différents modes de stockage et de recherche en fonction des services et des documents,
• Archivage sécurisé des documents importants avec solution de sauvegarde intégrée,
• Réduction des coûts de stockage et de conservation des archives papier,
• Des tarifs abordables aux PME/PMI ou pour un retour sur investissement réaliste et démontrable,

Voir aussi :

Ergonomie utilisateur et accès full Web

Les solutions Documalis bénéficient d’une ergonomie pensée pour les utilisateurs qui privilégie la simplicité et la visualisation des
documents : La GED présente le résultat des recherches documentaires selon plusieurs modes d’affichage :

• Recherche plein texte sur le contenu des documents de type PDF, Word, Excel, Powerpoint, Email, Spool …
• Recherche selon un plan de classement global similaire à une structure disque Windows,
• Recherche selon le type du document et un ensemble de valeurs d’index associés au document,
• Recherche par dossier selon des critères d’indexation du dossier et une arborescence dossier associée,

Tous les documents intégrés dans la GED sont automatiquement transformés en PDF par Documalis, afin de permettre une lecture
directe, même sans l’application d’origine.

Une GED et différents modes de recherche selon les services

Les documents insérés dans la GED peuvent être recherchés en mode Web selon plusieurs modes :

• Vue en listes structurées présentant le fichier, son type , son nom et ses index
• Vue sous forme de petites vignettes permettant de retrouver facilement le document à l’œil
• Vue sous forme de grande vignettes autorisant la lecture directe de la première page du document,
• Vue PDF intégrée à la GED avec possibilité de Zoom et de visualisation de toutes les pages du document

Les différents modes de recherche sont naturellement complémentaires et permettent d’alimenter un panier de documents au fur et
à mesure des recherches, dans un but d’extraction, d’impression ou d’envoi par email de l’ensemble du panier.
De plus, chaque service de l’entreprise peut bénéficier d’un plan de classement adapté et de modes de recherches spécifiques en
fonction de la spécificité de ses documents, voire bénéficier d’un isolement géographique de ses documents sur des espaces disques
sécurisés, pour des raisons de confidentialité (dossier du personnel, bilans, documents sensibles …)

Minimiser la tâche d’indexation des documents

Documalis dispose d’un moteur full texte très performant, capable d’indexer plusieurs millions de documents de toute nature et
d’effectuer des recherches en quelques secondes sur l’ensemble du fond documentaire. Ces recherches peuvent être couplées à des
critères de dates, de type de documents ou de chemins de recherche dans le plan de classement, ce qui permet de retrouver la
majorité des documents, sans la moindre indexation à la source.

Pour tous les documents structurés, en entrée de type scanner comme en sortie de type spool d’impression, Documalis propose des technologies de reconnaissance automatique de document et de contenu, afin d’indexer et de découper et manière automatique chaque document unitaire à partir des informations contenues, et d’éventuelles recherches dans le système d’information.

La saisie manuelle des index devient alors optionnelle pour la plus grande majorité des documents insérés dans la GED, ce qui
constitue un réel confort d’utilisation pour les utilisateurs et un ROI très important pour l’entreprise, quand on sait que
l’indexation traditionnelle des courriers et des documents dans la GED sans ces technologies constitue plus de 50% du temps de traitement des
documents !

Sécurisation des documents

La gestion documentaire Documalis peut stocker des documents de format et de nature très différents selon les besoins de
l’entreprise. Les informations archivées peuvent être compartimentées de manière sécurisée sur des espaces disques séparés pour
éviter tout risque d’accès non autorisé aux données sensibles.

Documalis intègre sa propre solution de sauvegarde des documents et des données associées, sur des supports variés : disque
réseau, disque dur USB externe, supports DVD et BlueRay, lectures de bandes …

Il est également possible d’installer les logiciels Documalis en environnement sécurisé de type Cluster Windows, Baies de disques SAN
et base Oracle ou SQL Server externe.

Pour les PME/PMI, Documalis propose la Scan2box Backup Edition qui autorise une copie journalière sur un environnement complet dupliqué, afin de garantir le Plan de Reprise d’Activité en cas de destruction du matériel ou du serveur principal.

Espace de stockage commun à tous les modules Documalis

Les modules fonctionnels Documalis utilisent tous la GED pour stocker et archiver leurs données. Les solutions Workflow, Courrier, Factures, Archivage, Routage sont toutes bâties sur le moteur de GED qui sert de base de données documentaire centralisée, afin d’assurer la sécurité, la sauvegarde, la traçabilité des documents et fournit des méthodes de recherche directe aux utilisateurs habilités.