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La suite Documalis dispose de modules de gestion des documents et des archives
autorisant le stockage et la recherche des documents.
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Gestion documentaire en mode Web
Document Server est le module de gestion documentaire de la suite Documalis, disposant d’une interface full Web pour la recherche
et la consultation des documents par les utilisateurs. Un simple navigateur IE ou Firefox suffit à tous les logiciels Documalis, sans
nécessiter l’installation de Plugin, d’ActiveX ou autre moteur Java très contraignant pour les utilisateurs et administrateurs sécurité.
Les documents sont présentés sous plusieurs formes à l’écran :
liste de résultats en tableaux, vues en vignettes de plusieurs tailles,
affichage direct du document PDF dans le navigateur Web, ce qui
constitue un réel confort de recherche visuelle.
Une option permet la génération automatique d’une copie PDF lors de
l’intégration du document dans la GED pour les images, textes , emails,
fax et documents bureautiques, afin de faciliter sa consultation
ultérieure, même sans avoir le logiciel d’origine. La GED Documalis
intègre nativement les modules courriers, factures et une option de
vidéocodage de masse des documents entrants.
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Les différents modes de recherche
La GED Documalis dispose de plusieurs modes de recherches complémentaires, permettant à
chaque service de travailler dans un mode de stockage et de recherche adapté à son organisation,
et aux responsables fonctionnels avec des droits étendus d’avoir accès à l’ensemble des
informations stockées dans la gestion documentaire :
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• Recherche en mode plein texte : permet de retrouver un document bureautique, PDF, XML par son contenu, ses métadonnées, à
partir d’un ou plusieurs mots clés, et de critères optionnels comme une plage de dates ou le type du document … Ce mode est
particulièrement adapté à la gestion du courrier, aux bases documentaires, aux reprises de fonds…
• Recherche en mode dossiers: permet une recherche de dossiers en fonction d’une liste d’index spécifiques au dossier, puis une
navigation dans le dossier en mode arborescence. Ce mode est particulièrement adapté à la gestion des dossiers médicaux, de
crédits, du personnel, des achats …
• Recherche en mode index multicritères : permet de retrouver un document en spécifiant un ou plusieurs types de documents et
en combinant un ensemble de critères de recherche. Ce mode de documents est très adapté aux documents structurés, de type
comptabilité, factures, bons de commandes, de livraison, bulletins de paie, publications officielles, photothèque …
• Recherche en mode arborescence: propose une présentation des documents dans une arborescence Web sécurisée, similaire à un
partage disque, où les documents sont rangés dans des répertoires virtuels pour conserver les habitudes Windows…
Un même document peut être recherché selon plusieurs modes, en fonction des droits de l’utilisateur de la GED. |
Signature électronique, tampons et annotations PDF
La GED Documalis autorise la signature électronique des documents ou des copies PDF, l’ajout
de tampons et d’annotations PDF depuis l’interface utilisateur en mode Web, sans extraire le
document stocké dans la GED pour raisons de sécurité et d’intégrité ni nécessiter l’achat de
licences Adobe Professionnel, très onéreuses en configuration multipostes.
Document Server gère également des annotations « GED » sur les documents, autorisant des
commentaires externes n’apparaissant pas dans le document lui-même.
Cette zone est complémentaire de la zone de traçabilité qui fournit le suivi complet du
document, depuis sa capture originelle, jusqu’aux décisions de workflows et son stockage
dans la gestion documentaire.
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Intégration forte avec Workflow Server
Document Server est directement interfacé avec la solution de workflow documentaire : il est très facile de déclencher un workflow à
partir d’un document ou d’une liste de sélection de la GED. Les documents sont transférés au Workflow grâce au format d’échange
normalisé ZDOC qui permet de conserver tous les commentaires, la traçabilité et la copie PDF annotée d’origine.
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Workflows Server peut interagir directement avec la GED pour mettre à jour le document,
son statut et ses index en temps réel en fonction des étapes du Workflows.
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En règle générale, tous les documents qui font l’objet d’un circuit de validation, d’approbation ou d’indexation finissent dans la GED
afin de conserver une trace à long terme de tous les traitements effectués.
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Une version dédiée aux archives volumétriques
Document Viewer est une solution Archives, dérivée du module de gestion documentaire, capable de conserver de très gros volumes
de données dans un but de recherches, consultation et extraction uniquement. Les vignettes et copies PDF sont généralement
désactivées dans ce mode de fonctionnement de la GED afin de minimiser l’espace sur disque et de faciliter le backup.
Pour des raisons de sécurité, il est possible de générer en parallèle deux copies séparées de la GED Archives lors de l’alimentation
des données à partir des documents injectées au format normalisé ZDOC. Toute la traçabilité des documents issue de la GED
Documalis est conservée lors de son transfert dans la GED Archives.
La solution Scan2box Server vous propose un serveur prêt à l’emploi équipé des logiciels
Documalis et disposant d’un espace disque interne variable de 500 à 4000 Go de données
en fonction du volume d’archive à conserver et d’un système de réplication intégré.
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Connexion automatique à la GED
La GED Documalis utilise le module commun de gestion des droits et des utilisateurs capable d’exploiter le mot de passe Windows de
l’utilisateur, de récupérer les utilisateurs à partir d’Active Directory ou d’un annuaire LDAP, de proposer des solutions SSO à partir
d’un portail d’entreprise ou de la bannette Documalis sur le poste utilisateur.
| Voir aussi : |
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