Process et Workflows Server exploitent le même moteur de traitement des processus, disposant d’une interface de gestion en mode Web, d’un moteur multithread, multicore et multiprocesseur capable de supporter de très fortes montées en charge grâce à une technologie de parallélisation massive des traitements, très adaptée au monde documentaire.

Workflows décisionnels

Workflow Server est le logiciel de gestion des processus métiers intégrant des circuits de décision utilisateurs sous forme d’écrans entièrement personnalisables pour chaque workflow. Un atelier de conception graphique des Workflows facilite la création ou la personnalisation des Workflows prédéfinis pour s’adapter précisément aux contraintes organisationnelles de chaque entreprise.

Les applications les plus courantes sont les workflows de mise en règlement des factures,
de notes de frais, de demande de congés payés, de validation de dossiers de crédits, de
publication de documents, de gestion de la qualité, etc.

Les Workflows Documalis peuvent être indépendants ou couplés à la gestion documentaire Documalis. Dans ce dernier cas, les workflows peuvent être démarrés directement dans la GED depuis un document ou un panier documentaire, et toutes les opérations effectuées sur le document (saisie, indexation, approbation, signature, annotations, ajout de tampons …) sont reportées dans le document de la GED en temps réel par Workflow Server. En fin de traitement, le document modifié et ses métadonnées peuvent être réintégrés dans la GED, avec ou sans versionning.

Interface utilisateur en technologie Web 2.0

Les écrans utilisateurs des Workflow bénéficient
de la technologie Web 2.0 qui autorise la présentation
des documents PDF à l’utilisateur et un maximum
d’interactivité avec les bases de données et logiciels
Métiers de l’entreprise.

Les ateliers de conception Documalis Designer
autorisent la création des écrans Web en mode
WYSIWYG comprenant uniquement les informations
utiles à l’utilisateur et bénéficiant d’une présentation
soignée qui autorise une prise en main très facile des
Workflows par les utilisateurs débutants.

Automatisation des processus documentaires

Process Server est un logiciel de gestion des processus permettant l’automatisation complète des traitements applicatifs,
documentaires, métiers et bases de données.

Avec ses 175 instructions, Process Server sait traiter tout type de donnée (base de données,
fichiers, XML, applications métier) et de documents (images, PDF, bureautique, spools, éditions),
y compris en très haute volumétrie grâce à son moteur parallélisable sur de nombreux CPUs.

Process Server a été éprouvé sur des projets de plusieurs millions de documents comprenant des logiques OCR – LAD – RAD et sur des projets de dématérialisation ou de reprises de fonds dans les domaines bancaires, grande distribution, télécom et administrations.

Contrôles et traçabilité des processus

Les processus Documalis intègrent des systèmes de traces et de contrôle des documents traités,
de manière à garantir la qualité globale des traitements et des documents générés. La traçabilité
documentaire est assurée tout au long de la chaine de traitement grâce au format normalisé ZDOC,
depuis la capture du spool ou du scanner, jusqu’à son insertion dans la GED, en incluant les
traitements d’OCR, de LAD-RAD, de vidéocodage, de circuit décisionnel, de transformation au
format universel PDF, etc.

Selon le mode d’implémentation retenu, la traçabilité du document pourra être insérée dans le
document PDF grâce aux métadonnées, annotations et signatures électroniques gérées par
Documalis, et/ou archivées dans la gestion documentaire pour des recherches globales, simples
et performantes. L’outil de reporting intégré à la suite Documalis permet la création de rapports
de traçabilités PDF directement exploitables par les utilisateurs.