Documalis fournit une solution de publication des documents et de routage des flux de sortie vers des clients, des partenaires, des sites Internet, des solutions de gestion de contenu … en fonction de règles de gestion paramétrables, de la nature et du destinataire du document.

Des bénéfices immédiats :
• Diminution des coûts d’impression, de mise sous plis et d’affranchissement,
• Traçabilité intégrale des flux sortants avec possibilité de renvoi immédiat,
• Amélioration des relations clients et fournisseurs,
• Simplification des routages multicanaux (ex email avec pièce jointe + courrier AR),
• Archivage automatique de tous les documents dans la GED Documalis,
• Des tarifs abordables aux PME/PMI pour un retour sur investissement réaliste et démontrable.

Routage multi canal des flux de sortie

Documalis Process Server dispose de nombreux connecteurs de sortie pour le routage des flux documentaires :

• Connecteur EAI vers les applications métiers, • Envoi des documents vers une GED ou une gestion de contenu, • Dépôt de fichier sur disque dur en réseau, • Transfert de fichier par (s)FTP(s) ou HTTP(s), • Publication vers un site Internet, • Envoi en pièce jointe dans un email, • Envoi par modem ou télécopie numérique, • Impression sur une imprimante locale ou copieur multifonction, • Service d’impression et de mise sous plis externalisée • Etc.

Voir aussi :

Un routage des flux sortants de bout en bout

La collecte des documents sortants peut être entièrement automatisée, par les logiciels Documalis:

• Dépôt de fichiers à expédier dans des bannettes de transfert automatique, • Addin pour la suite MS Office pour publication depuis Word, Excel, Powerpoint, Outlook … • Capture des éditions métiers grâce aux imprimantes virtuelles Documalis, • Capture automatique des spools d’impression Windows, Unix, Linux, AS400, Mainframe … • Numérisation de documents sortants à l’aide des scanners à écran tactile pilotés par Documalis, • Routage de sortie à partir de documents depuis la GED et les Workflows Documalis, • Routage via un processus de détection et de traitement d’évènements (fichier, disque, bases…)

Reconnaissance automatique du type de document

Les solutions Documalis disposent de plusieurs outils de reconnaissance automatique des documents (RAD), quelle que soit leur
format natif et source de capture :

• Spool d’impression ASCII, EBCDIC, Windows, Unix, Linux, AS400, Mainframe,
• Fichier PDF ou PCL issu d’une imprimante virtuelle Documalis ou tierce,
• Document bureautique au format Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice, RTF …
• Images TIFF, JPEG, PNG, BMP issues d’une numérisation de documents papiers,
• Fichiers générés par les applications métiers de l’entreprise (reports, éditions…)

Des règles de routage personnalisables

La solution Documalis Routage bénéficie de toute la puissance de Documalis Process et Workflow Server pour la définition des règles
de routage de sortie et de très nombreux connecteurs de sortie de l’EAI documentaire intégré à Documalis.

Les règles de routage peuvent être définies à un niveau de paramétrage utilisateur ou codées de manière plus complexe dans les scénarii afin de répondre aux attentes exactes de chaque projet.

Archivage des documents dans la GED

Tous les documents routés en flux de sortie peuvent être automatiquement stockés dans la GED à des fins de traçabilité, de recherche ou de renvoi manuel des documents au besoin.

Toutes les opérations effectuées sur le document (capture, conversion, découpage, extraction LAD-RAD, renvoi manuel) peuvent être
tracées dans la zone « Trace » de la gestion documentaire. Des commentaires utilisateurs peuvent aussi y être ajoutés directement.

Publication dans un espace client fourni par Documalis

La GED Documalis peut être déployée sur un serveur ASP connecté à l’Internet et servir très simplement d’espace de partage sécurisé
avec vos clients ou vos partenaires, pour mettre à leur disposition les documentations, brochures techniques, bons de commande,
bons de livraison ou factures émises.

Cette mise à disposition des documents correspond au mode « pull » où l’utilisateur va recherche l’information publiée dont il a
besoin, par opposition au mode « push » d’envoi par Email, FTP, courrier… où l’utilisateur reçoit les documents sans sollicitation de sa
part. Documalis supporte nativement les deux modes de publication.