Documalis et ses partenaires intégrateurs vous proposent leurs services professionnels pour assurer que chaque
projet soit une réussite, tant au niveau organisationnel que technique.

Cadrer du projet

La phase de démarrage est essentielle au bon déroulement de la
suite du projet. Documalis vous accompagne au travers d’une
prestation d’accompagnement initial qui vise à définir précisément
les spécifications du projet et les livrables associés.

La plateforme Documalis Projet permet de matérialiser les éléments définis lors de l’audit préliminaire.

Le plan qualité Documalis

Cette démarche Hotline volontaire de la part de Documalis s’inscrit dans un plan qualité global qui vise à satisfaire nos clients :

Auditer au démarrage

L’audit de cadrage initial est une étape essentielle de tout projet Documentaire. Il en découle un rapport d’audit précis qui détaille les
besoins des individus et des services de l’entreprise, ainsi que les solutions Documalis proposées pour y répondre. Cela offre un
regard extérieur sur les attentes du projet et les risques techniques, humains et organisationnels.

Impliquer les utilisateurs finaux dès les premières phases du projet

Il nous semble essentiel d’impliquer les utilisateurs finaux dès le tout démarrage du projet, voire même dans les phases d’avant-vente
et de choix de la solution lorsque cela est possible. L’objectif est de lever immédiatement toutes les craintes légitimes que peut
soulever un nouveau projet, surtout dans le domaine de la dématérialisation des documents propres aux solutions Documalis.

L’audit initial des services est souvent le « bon moment » pour rassurer et expliquer les modifications organisationnelles.

Valider ensemble le cahier des spécifications

Le cahier des spécifications suit l’audit initial : il s’attache à définir précisément les solutions Documalis proposées, le détail des
modes de recherches des documents, les index, le plan de classement, la logique des Workflows spécifiques, les écrans utilisateurs,
les choix de bases de données, les connexions aux applications métiers, etc…

Ce document essentiel vise également à cadrer les étapes, le planning, les engagements de résultats et les modes de recette du
projet Documalis qui seront intégrés dans la plateforme collaborative Documalis Projet après validation par le client.

Accompagnement au changement

Les projets documentaires présentent un risque de refus de la part des utilisateurs cibles, et nous
intégrons les procédures d’accompagnement au changement dans les mises en œuvres sensibles
sur le sujet afin d’éviter les tensions et conflits au démarrage du projet en réel.

Etre force de proposition

Nos experts bénéficient d’un recul important et d’une expérience documentaire très riche au travers
de l’ensemble des projets menés à bien, ce qui permet d’être force de proposition, tant au niveau des
solutions techniques que des méthodes organisationnelles liées à la numérisation des documents.

Tenir les plannings

Le temps c’est de l’argent ! Tout le monde le sait et nous nous engageons à respecter tous nos engagements en termes de qualité et
de respect des délais. Ceux-ci sont par ailleurs détaillés dans la plateforme collaborative Documalis Project mise à votre disposition.

Travailler avec méthodes et outils

Les équipes Documalis disposent d’une méthodologie éprouvée sur de nombreux projets de toute taille menés ces dernières années
dans le domaine documentaire et de l’intégration des données d’entreprise. Les documents modèles, listes de contrôles, plateformes
de gestion de projet en ligne sont des éléments essentiels pour garantir le résultat, la satisfaction et les délais du projet.

Voir aussi :