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Les bornes de numérisation Documalis autorisent la capture simplifiée des bordereaux, formulaires et
documents, en agence, point de vente, magasin, entrepôt, via un scanner professionnel et un écran
tactile entièrement personnalisé.
Des bénéfices immédiats :
• Automatisation et traçabilité des flux sortants,
• Augmentation du flux de sortie numérique (email, publication, envoi de fichiers)
• Diminution des coûts de gestion liés à l’affranchissement des documents,
• Recherche et consultation immédiate des documents expédiés dans la GED,
• Optimisation des tâches du service courrier/affranchissement,
• Traçabilité complète des documents sortants.
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Numérisation sur sites distants
Les Bornes de Numérisation sont généralement construites à partir de solutions Scan2box embarquant uniquement les logiciels
d’acquisition sur site distant avant transfert vers un site centralisé de traitement documentaire.
Elles peuvent aussi être personnalisée en fonction de l’usage prévu contre les intempéries, le vandalisme, le vol … et intégrées dans
un support physique adapté, design ou sur mesure au besoin.
Documalis fournit pour cela des logiciels de numérisation unitaire, en moyenne ou haute volumétrie adaptés à chaque projet qui
nécessite de la collecte intelligente de documents en différents points de l’entreprise.
Les bornes de numérisation peuvent également collecter localement les télécopies, les emails et
autres documents bureautiques déposés sur un répertoire partagé ou une bannette Documalis
Des bornes intelligentes avec écran tactile
Les bornes de numérisation Documalis disposent d’un serveur applicatif intégré et performant
capable d’exécuter localement des tâches documentaires de contrôle, de conversion ou de
saisie par les utilisateurs. Elles intègrent en effet un PC serveur complet performant sous
Windows XP Embedded capable d’exploiter localement la puissance des processeurs récents
pour toutes les opérations d’OCR, de lecture de code à barres, de LAD ou de RAD locale à la
borne de numérisation, avant transfert en central. Cela permet également de répartir la charge
de traitement documentaire sur chaque point d’acquisition en agence ou magasin.
L’écran tactile présente des informations sous forme de graphiques simples à maitriser par des
utilisateurs novices ou non formés spécifiquement au produit. Toute l’interface graphique est
personnalisable en fonction du projet, mais les écrans classiques d’identification des utilisateurs,
de choix des options de numérisation, de routage vers des bannettes de traitement ou de
courrier sont pré-existants afin de simplifier les mises en œuvre initiales ou les Proof of Concept.
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Déploiement simplifié en agences
Les bornes de numérisation disposent d’un mode de pré-installation en usine simplifiant à l’extrême le déploiement du matériel. Le
déballage peut se faire par les utilisateurs finaux, et l’installation ne requiert que deux câbles : le secteur électrique et la prise réseau.
L’acquisition de l’adresse IP ainsi que la configuration logicielle des bornes peuvent être entièrement automatisées à distance, sans
intervention sur site. Il est aussi possible d’installer des logiciels complémentaires sur la borne de numérisation de type antivirus ou
gestion de parc, voire d’utiliser un « master XP » fourni par le client pour des raisons de clés Windows, de sécurité ou
d’homogénéisation du parc logiciel.
Supervision globale du parc installé
Les solutions Scan2box et les bornes de numérisation dérivées disposent d’une option « Pack Automation » fournissant des solutions
avancées de gestion de parc, dans le cas de déploiement massif nécessitant une supervision globale des points de numérisation.
Un tableau de bord en technologie Web permet de vérifier l’un seul coup d’œil le bon fonctionnement de l’ensemble du parc
machine déployé et accessible par le réseau local, étendu ou Internet : disponibilité de la machine, usage CPU, RAM et Disque,
température du processeur, du boitier et des disques, vitesse de rotation des ventilateurs, nombre d’utilisateurs connectés...
Les logiciels de mise à jour automatique des logiciels, de transfert automatique des fichiers, de sauvegarde en réseau de la
configuration locale et de prise de commande à distance sont également intégrés dans le « Pack Automation ».
Traçabilité complète des flux documentaires
Les bornes de numérisation exploitent les logiciels Documalis de bout en bout de la chaine documentaire, ce qui permet de garantir
la traçabilité des documents depuis le point de capture initial. Le format normalisé ZDOC est utilisé par Documalis pour les transferts
de documents dispose de nombreux atouts puisqu’il intègre dans un container crypté le document, ses index au format XML, ainsi
que toutes les informations de traçabilité utiles au cycle de vie du document.
Toutes ces informations se retrouveront ultérieurement dans les Workflows de validation et/ou la Gestion Documentaire Documalis
qui peuvent être déployés dans la borne de numérisation ou en central en fonction de la nature des projets.
| Voir aussi : |
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