|
Documalis Archives est une solution prête à brancher qui autorise la numérisation progressive du fond d’archives sur site, fournit une gestion électronique des Archives numérisées ainsi que les workflows de demande de désarchivages pour les services concernés, en technologie Web.
Des bénéfices immédiats :
• Suppression des formulaires papiers et des photocopies inutiles,
• Demande simplifiée via un formulaire Internet avec suivi en ligne de la demande,
• Consultation en ligne des documents numérisés en salle d’archive,
• Création automatique des listes de travail pour les archives,
• Traçabilité complète des demandes de désarchivage,
• GED documentaire intégrée pour le stockage des documents numérisés,
• Processus de reprise de fond industriels éprouvés et performants.
| |
Numérisation des documents
La suite Documalis comprend des modules de numérisation des archives, pour les demandes ponctuelles de désarchivage, en mode intégration au fil de l’eau lors de l’arrivé des pièces en salle d’archive et en mode reprise de fond en très gros volumes. Ces différents modules sont compatibles avec toute la gamme de scanners professionnels de 40 images/min à 320 images/min.
Documalis intègre de nombreuses technologies innovantes pour la numérisation, reconnues par
OSEO-ANVAR, et qui peuvent doubler la productivité des personnes en charge de la numérisation
des dossiers, grâces aux fonctions de détection de formes, de codes à barres, d’OCR, LAD et RAD
présentes dans l’offre de numérisation Documalis et les solutions intégrées tout en un Scan2box.
|  |
|
Workflow de demande de désarchivages
La solution Documalis Archives intègre un Workflow de désarchivage des documents physiques :
• Les utilisateurs disposent d’une interface Web de demande de désarchivage, accessible en réseau local dans un navigateur Web.
Ce formulaire est personnalisé pour chaque client et reprend en général les champs présents dans les formulaires papiers
existants. Plusieurs formulaires de demande peuvent coexister, pour des besoins ou des services différents.
• Le responsable des archives dispose généralement d’une solution Scan2box avec un écran tactile qui affiche en permanence le
nombre de demandes en attente de traitement. Un email peut également lui être envoyé en complément.
• Depuis l’écran de la Scan2box, le responsable des archives peut éditer une liste des travaux de la journée, ainsi que les
séparateurs à code à barres pour chaque demande de dossier à numériser.
• Il prépare sa tournée pour la récupération des documents en salle d’archives à partir de la liste des demandes et retourne sur le
scanner (ou le photocopieur) connecté à la solution Scan2box.
• Il réalise des lots à numériser en plaçant en première position la page de séparateur code barré pour le dossier en question, puis
les documents à numériser et à retourner au demandeur. Il numérise l’ensemble des lots en une ou plusieurs passes selon le
nombre de documents à renvoyer. Il peut à cette étape indiquer des commentaires ou signaler un document non trouvé.
• Les processus documentaires Documalis se chargent alors du découpage des lots et de l’identification du destinaire à partir du
code barres en première page. Les documents numérisés sont convertis en PDF puis intégrés dans la GED Documalis.
Les demandeurs des documents sont notifiés par Email, et accèdent aux documents numérisés
via une URL qui pointe le document dans la GED, ou éventuellement grâce à une pièce jointe
dans l’email (attention à la taille des documents).
|  |
Archivage des documents numérisés dans la GED locale
Les documents d’archives numérisés sont archivés dans la GED Archives Documalis. Elle fournit aux utilisateurs
en réseau des recherches en mode dossiers, par index, selon un plan de classement des archives ou en fonction
du contenu (full text) au travers d’un simple navigateur Internet.
Les méthodologies de reprise de fond associées aux logiciels Documalis permettent un rangement automatisé des
archives numérisées, en évitant au maximum la ressaisie d’index. La GED Documalis dispose également d’index
spécifiques liés au rangement physique des archives, permettant de retrouver un original papier très rapidement.
|  |
Statistiques et traçabilité
La solution Documalis Archives génère de nombreux indicateurs liés aux workflows de désarchivage et aux données stockées dans la GED. Il est ainsi possible de visualiser facilement la charge de travail, les temps moyens de traitement, les documents les plus demandés par service ou par individu, le volume mensuel de documents désarchivés, etc.
La solution garantit aussi la traçabilité des demandes, des réponses et des documents d’archives numérisées.
|
| Voir aussi : |
 |
 |
|
