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La solution Documalis Courrier couvre tous les aspects de la dématérialisation et du dispatching du courrier entrant, des télécopies et des Emails d’entreprise, des circuits de réponse suivie et de stockage dans la gestion documentaire.
Des bénéfices immédiats :
• Numérisation simplifiée, sur différents sites de l’entreprise pour éviter les navettes,
• Suppression des photocopies pour information et services en copie,
• Raccourcissement du temps de distribution du courrier,
• Dispatching graphique à base de bannettes très proches de l’organisation physique,
• Intégration directe dans la GED Documalis avec consultation à distance,
• Traçabilité complète des courriers entrants,
• Disponible en solution prête à brancher Scan2box
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Numérisation du courrier entrant
La solution Documalis Courrier intègre les logiciels de numérisation des courriers unitaires ou
en lots, par pilotage d’un copieur multifonction, d’un scanner utilisateur ou s’une Scan2box
intégrant un scanner avec écran tactile. Dans le cas d’une numérisation unitaire, l’utilisateur
peut directement choisir le ou les destinataires sur l’écran et l’envoyer directement à son destinataire.
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Une application Documalis de numérisation haute volumétrie est également disponible. Elle intègre les fonctions de routage et de
séparation automatique des documents scannés en lots dans le scanner à chargeur à partir de séparateurs codes à barres et de
tampons de séparation de documents détectés automatiquement par un algorithme unique de reconnaissance de formes.
Intégration automatique des télécopies et des emails
La solution Documalis Courrier permet de collecter automatiquement les télécopies entrantes, via les copieurs-fax numériques en
réseau ou un modem-fax intégré aux solutions Scan2box et piloté par les logiciels Documalis.
Les emails peuvent être collectés automatiquement par lecture d’une boite aux lettre spécifique ou via un add-in pour Outlook qui
permet de router directement un email et ses pièces jointes dans la gestion électronique du Courrier.
Détermination automatique du destinataire
Les logiciels Documalis intègrent des outils de RAD (reconnaisse automatique des documents)
et de LAD (Lecture automatique des documents permettant la recherche du destinataire interne
du courrier à partir d’un référentiel des utilisateurs et des services extrait de l’annuaire interne
ou des logiciels métiers de l’entreprise.
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Dispatching graphique du courrier
La solution Documalis Courrier comprend un écran de dispatching du courrier
numérisé accessible depuis les postes utilisateurs autorisés à dispatcher les
documents, au niveau global vers les services, puis dans les services entre individus.
Documalis utilise les notions d’utilisateur, de service, et de groupe qui reproduisent
l’organisation existante de l’entreprise afin de ne pas perturber les habitudes et les
modes opératoires des utilisateurs lors de la mise en œuvre de la dématérialisation.
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Consultation des documents depuis la GED
Documalis exploite la notion de bannette courrier qui reproduit fidèlement le mode opératoire
traditionnel des bannettes ou parapheurs physiques : un Widget sur le bureau des utilisateurs
indique en temps réel le nombre de documents non lus, et ouvre un accès direct SSO sur la
consultation des documents déjà archivés dans la GED pour une sécurité et une traçabilité accrues.
Une option de la bannette courrier Documalis permet de notifier les utilisateurs par Email avec un
lien URL d’accès direct au document, ou même d’envoyer le document en pièce jointe de l’email
(attention aux volumétries mail dans ce dernier cas).
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Traçabilité des documents
Les courriers numérisés sont tracés dès leur capture ou leur numérisation par les logiciels Documalis. A chaque étape de leur
traitement (OCR, LAD, RAD, transformation en PDF), les informations de traçabilité sont ajoutées dans le conteneur documentaire
ZDOC normalisé.
Les informations de traçabilité sont intégrées avec le document dans la GED, juste après la numérisation et la transformation PDF.
Les manipulations ultérieures effectuées sur les courriers par les utilisateurs (tampons et signatures PDF, renvoi, dispatching et
indexation utilisateur…), sont appliquées et tracées directement dans la GED pour une traçabilité intégrale du document.
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| Voir aussi : |
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