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La solution Documalis Factures fournit toute la chaine de la dématérialisation des factures fournisseurs, des bons de commande, bons de livraison, incluant les traitements OCR, LAD, RAD, les phases de vidéocodage, le circuit de validation pour le règlement des factures et l’intégration directe dans les logiciels comptables.
Des bénéfices immédiats :
• Diminution de la charge de travail liée à la ressaisie comptable,
• Possibilités de contrôles et de rapprochements automatiques avec les bons de commande,
• Raccourcissement des cycles de traitement pour un meilleur respect des délais,
• Circulation numérique des factures pour validation et bon à payer,
• Réduction des photocopies et des échanges de documents papiers,
• Respect de la nouvelle loi de finances 2009,
• Traçabilité complète des factures numérisées.
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Numérisation des factures
Documalis fournit les logiciels de numérisation intelligents et optimisés pour le traitement ultérieur
des documents structurés : les fonctions de redressement et de détourage matérielles des scanners
professionnels sont exploitées au maximum afin d’améliorer les taux de reconnaissance ultérieurs
dans des proportions importantes.
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Ces fonctions sont présentes à la fois dans les Scan2box équipées de scanners Kodak et dans les logiciels Documalis de numérisation
en haute volumétrie utilisés pour les projets les plus importants. La séparation des fournisseurs par codes à barres et la coupure des
documents multipages par reconnaissance de formes sont bien sûr présents dans toutes les solutions Documalis.
Détermination du modèle (RAD)
Documalis dispose de plusieurs algorithmes complémentaires de reconnaissance automatique de documents (RAD), basés sur des
formes géométriques (ancres), la recherche d’expressions régulières couplées à des caractéristiques physiques du document et de
son contenu textuel.
Cette séparation automatique des documents autorise l’application de modèles prédéfinis d’extractions positionnelles en LAD pour les
documents récurrents les plus fréquents. Elle permet aussi la mémorisation des zones et les corrections automatiques dans les
processus d’apprentissage.
Extraction des informations à partir de la modélisation (LAD)
Les méthodes de Lecture Automatiques des Documents (LAD) dépendent de la nature des documents analysés.
Documalis fournit des méthodes de recherche positionnelles adaptées aux documents scannés exploitant la reconnaissance OCR,
les outils d’analyse de spools d’impression en décalage positionnel par rapport à des mots clés, et les expressions régulières en pleine
page ou positionnelles pour des résultats indépendants des inévitables décalages de numérisation.
Documalis dispose d’un atelier de modélisation des documents structurés permettant la sélection
des critères LAD et RAD dans un logiciel destiné aux utilisateurs finaux : comptables, exploitants …
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Contrôles et vidéocodages optimisés
Des contrôles automatiques peuvent être appliqués aux informations extraites des documents traités automatiquement. Cela peut
aller de simples contrôles de cohérence de type TTC = HT + TVA, à des recherches complexes dans les référentiels métiers de
l’entreprise, comme les références fournisseurs, les numéros de commande, les bons de transport, etc.
Documalis fournit également les interfaces optimisées de saisie ou de contrôle des informations détectées (vidéocodage), avec des
possibilités de traitement en local dans l’entreprise ou de sous-traitance externe via des prestataires spécialisés.
Documalis bénéficie de partenaires spécialisés dans le ressaisie externe, à la fois bilingues, sérieux et très économiques.
Circuit de validation des règlements
Les factures reconnues et ressaisies peuvent ensuite circuler dans un workflow de règlement
Documalis, conditionné par le fournisseur, le montant, le service destinataire …
avant intégration vers les systèmes informatiques cibles.
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Intégration vers les ERP et logiciels comptables
Documalis dispose d’un moteur EAI et ETL incorporé pour se connecter aux logiciels métiers, comptabilités, progiciels de gestion,
stock et logistique. Le processus de traitement des factures peut ainsi générer des fichiers d’imports, alimenter une base de données,
appeler un Web service, une DLL ou piloter un batch d’import dans l’application destinatrice.
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| Voir aussi : |
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