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La suite logicielle Documalis permet de construire des solutions intelligentes de routage des flux de sortie, à partir d’un modèle standard ou sur mesure en fonction de chaque client.
Des bénéfices immédiats :
• Suppression des formulaires papiers et des photocopies inutiles,
• Automatisation et traçabilité des flux sortants,
• Augmentation du flux de sortie numérique (email, publication, envoi de fichiers)
• Diminution des coûts de gestion liés à l’affranchissement des documents,
• Recherche et consultation immédiate des documents expédiés dans la GED,
• Optimisation des tâches du service courrier/affranchissement,
• Traçabilité complète des documents sortants.
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Capture automatique des spools d’impression
La suite Documalis autorise la récupération des spools d’impression AS400, Unix, Windows aux formats
ASCII, EBCDIC, Postscript, PCL5 … issus des serveurs applicatifs de l’entreprise, assure leur transfert automatisé vers
les serveurs de traitement documentaires Documalis pour extraction des informations textuelles, transformation en PFD, découpage
des documents mono et multipages, et envoi au processus standard de découpage et de routage de flux de sortie.
Imprimantes virtuelles sous Windows
Documalis dispose d’imprimantes virtuelles sous Windows, capables de capter les flux de sortie de tout logiciel dont l’édition est
lancée sous Windows. Ces imprimantes virtuelles captent l’édition à la source et la transforme en PDF avant transfert direct vers le
processus de découpage et de routage de flux automatique.
Quelques éditions classiques récupérées avec une imprimante virtuelle Documalis :
• L’édition des actes, plaidoiries, assemblées, déclarations et attestations diverses,
• L’édition des bulletins de paie du mois,
• L’édition des factures du jour,
• L’édition de la liste des expéditions,
• La liste des retours de réparation SAV …
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Détermination du type de document
Documalis intègre des outils de Reconnaissance Automatique des Documents (RAD) qui permettent de déterminer facilement le type
de document à partir de règles de gestion incluant la recherche d’un ensemble de mots clés autorisés et interdits, de la taille des
documents, de la source d’émission, des métadonnées associées aux documents, de texte extrait par un processus d’OCR, etc.
Détermination du destinataire
Documalis extrait les informations présentes dans les flux documentaires ASCII, Texte, Spool, PDF, Image, Bureautique en fonction du
type de document reconnu, pour déterminer de manière automatique le destinataire grâce aux technologies de LAD positionnelles.
Documalis dispose également de technologies complémentaires de recherche intelligente dans le document en exploitant un
référentiel externe, extrait ou répliqué à partir des informations métiers présentes dans les systèmes de gestion de l’entreprise (liste
de fournisseurs de la compta, liste des clients de la logistique, liste des salariés et contacts depuis l’annuaire etc..). Le principe général
consiste à rechercher des coordonnées dans la 1ère page, dans le premier tiers de page ou dans le document complet à partir du
référentiel de destinataires et de proposer un choix dans une liste au cas où plusieurs destinataires correspondraient au critère.
Routage multi-canal
Une table de routage automatique permet le transfert du document vers le bon canal de sortie, en fonction du type de document
et/ou du destinataire.
Archivage des documents numérisés dans la GED locale
Différents canaux sont disponibles dans les solutions Documalis :
• Impression directe sur un copieur ou une imprimante réseau prédéfinie,
• Dépôt dans une bannette d’édition et mise sous plis à destination du service courrier,
• Envoi en pièce jointe d’un email au destinataire,
• Dépôt sur un répertoire disque spécifique,
• Publication sur un site intranet ou internet,
• Transfert par FTP, HTTP ou Web service vers un site externe,
• Tout autre action via les scénarii Documalis Process ou Workflow Server.
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Bien entendu, il est possible d’archiver de manière automatique tout ou partie des flux de sortie dans la Gestion Documentaire, de
transformer au format PDF les documents sortants, de les signer numériquement, et d’insérer des étapes de contrôle ou de
validation par les utilisateurs, dans les flux de sortie (workflow).
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| Voir aussi : |
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