Questions fréquentes sur Documalis

Documalis est un logiciel français de gestion électronique de documents (GED), édité depuis 2004 et intégré au groupe Wakastellar. Il capture les documents, les lit avec l’OCR, la LAD, la RAD et l’IA, les fait circuler dans des workflows de validation, les fait signer et les archive avec valeur probante.

Toutes les données Documalis sont hébergées en France. Pour les données de santé, l’offre Docuforge s’appuie sur les serveurs HDS de WakaStart.

Oui. Documalis intègre une Plateforme Agréée (PA) : vous recevez et envoyez vos factures électroniques, puis vous les validez et les archivez dans la même GED. La réception est obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 1er septembre 2026.

Oui. Les éditeurs et intégrateurs peuvent proposer Documalis en marque blanche, sous leur propre identité, et s’appuyer sur Docuforge pour le stockage (S3, données de santé, archivage probant) et sur le serveur MCP pour connecter leurs applications et agents IA.

Le prix dépend du nombre d’utilisateurs, des volumes de documents et des modules choisis. Nous établissons un devis après une démonstration sur vos propres documents.

Un logiciel de gestion électronique de documents (GED) centralise les documents d’une organisation, les classe avec des métadonnées, contrôle qui peut les consulter, les fait circuler dans des circuits de validation et les conserve dans la durée. Documalis ajoute la capture automatique, l’IA, la signature électronique et l’archivage probant.

Oui. Documalis est une application web, hébergée en France. Vos équipes y accèdent depuis un navigateur, sans installation sur les postes.

Cela dépend du périmètre. Un premier flux (factures ou dossiers RH, par exemple) peut être mis en place rapidement, puis la GED s’étend aux autres services. Le planning est fixé avec vous lors du cadrage.

Oui. Les données extraites des documents peuvent alimenter vos logiciels métiers (ERP, CRM, logiciels de gestion), et le serveur MCP permet de connecter des applications et des agents IA à la GED.

L’OCR (reconnaissance optique de caractères) transforme l’image d’un document en texte lisible et recherchable. La RAD (reconnaissance automatique de documents) identifie le type de document : facture, contrat, courrier. La LAD (lecture automatique de documents) extrait les champs utiles : numéro, date, montant, fournisseur.

Une bannette est un espace de préparation entre l’arrivée d’un document et son classement définitif. On y regroupe, contrôle et oriente les documents entrants, en voyant ce qui attend, ce qui manque et ce qui est validé.

Les documents papier numérisés, les PDF, les images, les pièces jointes d’e-mails et les fichiers produits par vos applications (exports, éditions, spools).

L’IA réduit le travail manuel : elle propose un classement, remplit les métadonnées, détecte le type de document et améliore la recherche en s’appuyant sur le contenu et le contexte, pas seulement sur le nom du fichier.

Oui. La recherche porte sur le contenu des documents et sur leurs métadonnées : un nom, un numéro, une date, un montant ou une référence suffisent.

Les documents restent dans Documalis, hébergé en France. L’IA s’inscrit dans la gouvernance de la GED : droits d’accès, traçabilité et historique s’appliquent aussi aux traitements automatiques.

C’est un circuit qui fait passer un document par des étapes définies : contrôle, validation, demande de complément, signature, archivage. Chaque étape a un responsable et chaque décision est enregistrée.

Non. L’atelier graphique de Documalis permet de dessiner les circuits en glisser-déposer, et les écrans sont conçus en mode visuel (WYSIWYG).

Oui. Le moteur de workflow exploite les architectures multicœurs et a été éprouvé sur des projets de plusieurs millions de documents, en banque, grande distribution, télécoms et administrations.

Oui. En Europe, le règlement eIDAS reconnaît la signature électronique et distingue trois niveaux : simple, avancée et qualifiée. Le niveau adapté dépend du document et du risque.

La plupart des documents courants (bons de commande, validations internes, contrats simples) se signent en signature simple ou avancée. Nous définissons avec vous le niveau adapté à chaque type de document.

Il reste dans Documalis avec ses preuves de signature et son historique, puis peut être versé dans l’archivage probant.

C’est la conservation d’un document électronique de façon à pouvoir prouver, des années plus tard, qu’il est intègre, qu’il n’a pas été modifié et qu’il peut être restitué fidèlement. C’est ce qui permet à un document électronique de servir de preuve.

C’est la norme française de référence pour les systèmes d’archivage électronique. Elle définit les exigences techniques et organisationnelles pour conserver des documents de façon intègre, traçable et pérenne. Documalis respecte les exigences de cette norme.

La GED gère les documents vivants (création, circulation, validation). Le SAE (système d’archivage électronique) conserve les documents figés avec valeur probante. Le coffre-fort numérique est un espace sécurisé, souvent personnel, pour stocker des documents. Documalis réunit la GED et l’archivage probant.

Pour de nombreux documents, une copie numérique fiable peut remplacer l’original papier, à condition de respecter les règles applicables à chaque type de pièce. Le cadrage permet d’identifier les documents concernés.

Toutes les factures entrantes (papier, PDF, e-mail, factures électroniques reçues via la Plateforme Agréée) arrivent dans Documalis. Elles sont lues automatiquement, envoyées en validation au bon responsable, puis archivées avec valeur probante.

10 ans au titre du Code de commerce. Documalis applique la durée de conservation définie pour chaque type de document.

Non. Documalis gère le document et son circuit de validation, puis transmet les données utiles à votre logiciel comptable ou à votre ERP.

C’est l’ensemble des documents d’un salarié (contrat, avenants, pièces justificatives, bulletins de paie, attestations) rangés dans un dossier électronique unique, avec des accès réservés aux personnes habilitées.

Cela dépend de la pièce. Par exemple, l’employeur conserve le double des bulletins de paie pendant 5 ans. Documalis applique une durée de conservation par type de document.

Les dossiers RH sont soumis au RGPD. Documalis limite l’accès aux personnes habilitées, trace chaque consultation et héberge les données en France.

Les contrats sont centralisés, classés avec des métadonnées (cocontractant, dates, montant, type), validés dans un circuit, signés électroniquement puis archivés. On les retrouve ensuite par leur contenu.

Oui. La recherche plein texte permet de retrouver un contrat par une clause, un nom, une date ou une référence.

Oui. Les contrats papier sont numérisés, lus par l’OCR et classés comme les contrats électroniques.

Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France, pour leurs échanges entre entreprises (B2B). Depuis le 1er septembre 2026, toutes doivent pouvoir recevoir des factures électroniques.

Le 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises et obligation d’émission pour les grandes entreprises et les ETI. Le 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les PME, TPE et micro-entreprises.

Une Plateforme Agréée, anciennement appelée PDP, est une plateforme immatriculée par l’administration fiscale pour émettre, recevoir et transmettre les factures électroniques et les données de facturation. Documalis intègre une Plateforme Agréée.

La réforme repose sur trois formats structurés : Factur-X (un PDF lisible qui contient les données en XML), UBL et CII. Un simple PDF envoyé par e-mail n’est pas une facture électronique au sens de la réforme.

Oui, dès que les documents se dispersent entre e-mails, dossiers partagés et outils métiers. Une GED fait gagner du temps de recherche, évite les erreurs de version et sécurise les validations.

Non. Documalis est une application web, sans installation sur les postes, et les circuits se configurent sans code. Nos équipes accompagnent la mise en place.

Par le flux le plus lourd : souvent les factures fournisseurs ou les dossiers RH. La GED s’étend ensuite aux autres services.

Oui. Le moteur Documalis a été éprouvé sur des projets de plusieurs millions de documents, dans la banque, la grande distribution, les télécoms et les administrations.

Les données extraites alimentent les applications métiers (ERP, CRM, logiciels de gestion), l’indexation sert plusieurs applications sur une même base, et le serveur MCP standardise les échanges.

Oui. Les droits d’accès se segmentent par périmètre, et la gouvernance documentaire reste cohérente entre entités, sites et applications.

Construire une GED robuste (recherche, indexation, workflows, stockage, preuve) demande des années d’itérations et une maintenance continue. Intégrer Documalis permet de concentrer vos équipes sur votre cœur métier.

Documalis est la GED que voient les utilisateurs : recherche, workflows, capture, signature, archivage. Docuforge est le socle technique : stockage S3, stockage de données de santé, conservation orientée preuve, indexation et serveur MCP. Documalis s’appuie sur les modules Docuforge.

Oui. Documalis est disponible en marque blanche : vos clients utilisent une GED à vos couleurs, intégrée à votre produit.

C’est une GED développée par un éditeur et proposée par un autre sous sa propre marque. Vos clients utilisent une GED à vos couleurs, intégrée à votre produit, sans voir le nom Documalis.

L’identité visuelle, et surtout l’expérience : parcours, règles de classement, workflows et intégrations à votre produit. Le périmètre est défini lors du cadrage.

Documalis maintient et fait évoluer la plateforme. Vous gardez la relation avec vos clients.

Docuforge est la plateforme de stockage documentaire sécurisé du groupe, conçue pour les éditeurs, intégrateurs et partenaires : stockage S3, stockage de données de santé, conservation orientée preuve, Workflows & EDM, indexation et serveur MCP.

Oui. Pour les données de santé, Docuforge s’appuie sur les serveurs HDS de WakaStart.

Non. Docuforge peut servir seul de socle de stockage à votre produit. Documalis s’appuie sur Docuforge quand vous voulez aussi la couche GED.

Le Model Context Protocol (MCP) est un protocole ouvert qui standardise la façon dont les applications et les agents d’IA se connectent à des outils et à des sources de données. Un serveur MCP expose ces outils de manière uniforme.

Il permet à vos applications et à des agents IA d’interagir avec la GED de façon standardisée : déposer, rechercher, enrichir, router un document ou déclencher un workflow, sans développer une intégration spécifique à chaque fois.

Oui. Les actions passent par la GED et restent soumises à sa gouvernance : droits d’accès, traçabilité et historique.

En France. Pour les données de santé, l’offre Docuforge s’appuie sur les serveurs HDS de WakaStart.

Documalis fournit les moyens d’un traitement conforme : hébergement en France, droits d’accès, traçabilité, durées de conservation. Le détail figure dans notre politique de confidentialité.

Oui. L’archivage Documalis respecte les exigences de la norme NF Z 42-013, la référence française pour l’archivage électronique à valeur probante.