Bannettes documentaires et bornes de numérisation
Capturer les documents dès la source, organiser les flux entrants et alimenter la GED et les workflows avec une logique simple, traçable et industrialisable.
La performance d’une GED se joue souvent dès la première étape : l’entrée des documents.Quand la capture est brouillonne, tout le reste devient compliqué (classement, recherche, conformité, délais). En combinant bornes de numérisation et bannettes documentaires, Documalis structure les flux entrants dès l’origine, pour transformer un “tas de documents” en éléments prêts à être indexés, traités, validés, signés et archivés.
Une GED efficace commence avant le stockage
Dans la réalité, les documents arrivent par plusieurs portes : papier scanné, courriers, pièces jointes, exports applicatifs, éditions, spools. Sans point d’entrée structuré, les documents se dispersent, les doublons apparaissent, les métadonnées manquent et les équipes passent du temps à “réparer” ce qui aurait dû être cadré au départ.
Documalis met en place une chaîne d’entrée simple : la capture alimente des bannettes, les bannettes structurent le tri, puis la GED reçoit des documents plus propres, mieux qualifiés et plus faciles à automatiser.
Transformer les entrées en données
De la numérisation à l'indexation automatique
Bornes de numérisation
Une capture terrain pour alimenter la GED sans friction
Les bornes de numérisation permettent de numériser et d’injecter les documents dans le système documentaire avec une logique guidée. L’objectif est d’éviter la numérisation “sans contexte”, qui génère des fichiers difficiles à retrouver et à traiter.
La capture peut être associée à des règles simples : typologie de document, service destinataire, niveau de priorité, rattachement à un dossier, ou déclenchement d’un traitement. La GED reçoit ainsi des documents mieux préparés, ce qui améliore immédiatement la recherche, le classement et la fiabilité des processus.
Bannettes documentaires
Un sas intelligent entre l’entrée et la GED
Les bannettes documentaires fonctionnent comme un espace de préparation et de pilotage des flux entrants. Elles permettent de regrouper, trier, contrôler et orienter les documents avant leur insertion définitive en GED, tout en conservant le contexte et une vision claire de “ce qui attend”, “ce qui manque” et “ce qui est validé”.
Cette logique est particulièrement utile lorsque plusieurs équipes interviennent sur un même flux (courrier, comptabilité, RH, qualité), ou lorsqu’un contrôle est nécessaire avant automatisation (qualité de scan, complétude, conformité de pièces).
Traitements et automatisation
Capture + bannettes + OCR : une chaîne qui produit des gains concrets
Lorsque les documents entrants sont structurés dès la capture, les automatisations deviennent plus fiables. Les bannettes alimentent naturellement la chaîne OCR / RAD / LAD : lecture du texte, reconnaissance de typologie, extraction des champs, indexation, puis injection en GED avec des métadonnées cohérentes.
Cette continuité réduit la ressaisie, accélère la qualification documentaire et diminue les erreurs, surtout dans les flux répétitifs et volumineux.
Intégration avec workflows et traçabilité
Les documents avancent dans le process, et chaque action reste explicable
L’entrée par bornes et bannettes s’intègre avec les workflows Documalis : un document peut être orienté vers un circuit de validation, une étape de contrôle, une demande de complément, une signature, puis un archivage. La chaîne d’entrée est conçue pour conserver une traçabilité exploitable, depuis la capture jusqu’à l’insertion en GED, en incluant les traitements intermédiaires.
Cette approche renforce la gouvernance documentaire : moins de “fichiers qui se perdent”, plus de maîtrise, et une capacité à répondre plus vite aux demandes internes, audits et contrôles.
Cas d’usage fréquents
Là où l’entrée structurée change réellement le quotidien
Les bornes de numérisation et bannettes documentaires apportent un impact immédiat sur les flux récurrents : courrier entrant, dossiers RH, factures et pièces justificatives, documents qualité, contrats papier scannés, reprises de fonds documentaires, et tout flux où la complétude et la traçabilité conditionnent la suite du traitement.
Dans ces contextes, le bénéfice est double : accélération opérationnelle et amélioration durable de la qualité documentaire.
Structurer les flux entrants et rendre la GED plus simple à utiliser, dès le premier jour
Une démonstration permet de projeter l’organisation cible : points d’entrée, règles de bannettes, niveaux de contrôle, automatisations OCR/RAD/LAD, puis insertion en GED et déclenchement des workflows.
