Une GED qui simplifie vraiment le quotidien
Dans un monde où la réglementation évolue, les attentes clients s’intensifient et les ressources sont précieuses, les PME, PMI et ETI doivent gagner en efficacité sans alourdir leur structure.
Pour des entreprises agiles !
Centraliser, retrouver, faire circuler et sécuriser les documents sans complexité inutile, avec une mise en place rapide et des gains visibles.
Dans les PME/PMI/ETI, la gestion documentaire doit aller à l’essentiel : moins de temps perdu à chercher, moins de versions qui se croisent, moins de validations qui traînent, et une meilleure maîtrise de ce qui circule. Documalis apporte une GED universelle conçue pour être adoptée facilement, tout en posant une base solide sur la sécurité, la traçabilité et l’automatisation.
Les problèmes les plus fréquents
La plupart des organisations de taille intermédiaire font face aux mêmes irritants : documents répartis entre emails, dossiers partagés et outils métiers, fichiers mal nommés, doublons, pertes de temps, et dépendance aux habitudes individuelles. À mesure que l’activité grandit, ces frictions deviennent un risque : un document introuvable, une mauvaise version envoyée, une validation oubliée, une pièce manquante au moment où elle devient nécessaire.
Documalis centralise et structure la gestion documentaire pour sortir de ce fonctionnement “au feeling” et retrouver une organisation simple et fiable.
Ce que Documalis vous apporte réellement
Documalis regroupe les étapes clés dans un même parcours : dépôt et classement, indexation, recherche, validation, signature si nécessaire, puis archivage.
L’objectif est de rendre le document exploitable à chaque instant, sans imposer une complexité de paramétrage difficile à maintenir.
La GED devient un outil de productivité : moins de manipulations, moins d’allers-retours, et une information plus accessible pour l’ensemble des équipes.
Les fonctionnalités utiles des PME et ETI
Documalis couvre les fondamentaux d’une GED moderne, avec des briques conçues pour être réellement utilisées au quotidien : recherche efficace, classement structuré, versions, droits d’accès, et circuits de validation.
Quelques fonctions qui font la différence dès les premières semaines :
Workflows simples pour validation et suivi
OCR / LAD / RAD pour les documents scannés et pièces entrantes
Signature électronique intégrée pour éviter les ruptures d’outils
Archivage probant pour les documents engageants
Des gains rapides sans changer toute votre organisation
Documalis est conçu pour produire des bénéfices rapides, même lorsque les process ne sont pas parfaitement formalisés. La recherche et l’indexation réduisent immédiatement le temps perdu. Les workflows permettent de cadrer les validations sans multiplier les emails. Les automatismes (OCR et extraction) améliorent la qualité documentaire sans demander une discipline parfaite à chaque dépôt.
Cette approche permet de professionnaliser la gestion documentaire progressivement, sans “grand soir” organisationnel.
Sécurité et maitrise sans lourdeur
La sécurité ne doit pas ralentir les équipes. Documalis apporte un cadre clair : contrôle des accès, historique, et traçabilité des actions essentielles. Cette gouvernance permet de sécuriser la circulation des documents, de limiter les partages non maîtrisés, et de retrouver rapidement “qui a fait quoi”, lorsque la situation l’exige.
Cette base est également utile pour préparer l’avenir : croissance, audits, exigences clients, ou montée en conformité progressive.
Une trajectoire qui suit la croissance
Quand l’organisation grandit, les besoins évoluent : plus de volumétrie, plus d’intégrations, plus d’exigences sécurité, parfois des contraintes normées selon le secteur. Documalis constitue un point de départ solide. Docuforge peut compléter lorsque l’infrastructure documentaire doit monter en puissance : stockage S3, environnements HDS, conservation orientée preuve, et briques d’industrialisation.
L’architecture évite la rupture : la GED reste lisible, tandis que le socle peut évoluer.
Mettre en place une GED simple, adoptée et sécurisée
Documalis accompagne les PME, PMI et ETI dans cette transition, avec une approche pragmatique, certifiée, et surtout… efficace.
